§ 18a TVöD – Die Regeln zum steuerfreien Sachbezug im Überblick
von Alina Friedrichs
Steuerfreie Sachbezüge sind längst nicht mehr nur ein Thema der Privatwirtschaft. Auch im öffentlichen Dienst stehen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber vor der Frage, wie sie ihre Mitarbeitenden unterstützen, motivieren und stärker binden können – und das innerhalb eines engen tariflichen Rahmens.
Mit § 18a des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD) wurde vor einigen Jahren eine verbindliche Grundlage geschaffen, auf deren Basis Dienststellen bestimmte Sachbezüge gewähren können. Gleichzeitig ist diese Vorschrift für viele HR-Teams schwer greifbar, da sie oft an der Schnittstelle zwischen Tarifrecht und Steuerrecht liegt.
Dieser Artikel erläutert euch Schritt für Schritt, was § 18a TVöD konkret bedeutet, welche Leistungen steuerfrei gewährt werden können und wie ihr Sachbezüge korrekt und risikoarm umsetzt.
Inhalt
- Was ist § 18a TVöD?
- Wer profitiert von § 18a TVöD?
- Was gilt als steuerfreier Sachbezug nach § 18a TVöD?
- Höhe und Grenzen des steuerfreien Sachbezugs
- Umsetzung in der Praxis
- Beispiel für die Praxis: Die guudcard als Option für den 50-Euro-Sachbezug nach § 18a TVöD
- Typische Missverständnisse und Fehlerquellen
- Rechtliche Sicherheit – wie Dienststellen Risiken vermeiden
- Fazit
- FAQ zu steuerfreien Sachbezügen nach § 18a TVöD
Was ist § 18a TVöD?
18a TVöD regelt den Anspruch auf bestimmte geldwerte Leistungen, die Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes ihren Mitarbeitenden zusätzlich zu Entgelt und Zulagen gewähren können.
Wichtig ist:
Der TVöD definiert keine eigenen Sachbezugstatbestände. Stattdessen verweist er faktisch auf das allgemeine Steuerrecht, insbesondere:
- § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG – Sachbezugsfreigrenze (50 Euro/Monat)
- § 37b EStG – Pauschalbesteuerung von Sachzuwendungen
- Weitere Spezialvorschriften wie Mobilitätszuschüsse, Jobtickets, Gesundheitsmaßnahmen
- 18a TVöD ist also eher eine Erlaubnisnorm: Er sagt:
Dienststellen dürfen Sachbezüge gewähren, sofern sie steuer- und tarifrechtlich zulässig sind.
Damit entsteht ein klarer Rahmen: Alles, was im Steuerrecht als steuerfreier Sachbezug gilt, kann auch im öffentlichen Dienst im Rahmen dieser Vorschrift gewährt werden.
Wer profitiert von § 18a TVöD?
Die Regelung gilt für:
- Angestellte im öffentlichen Dienst, die dem TVöD unterfallen
- Dienststellen als Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber.
Nicht darunter fallen etwa Beamtinnen und Beamte – dort greifen andere Normen, oft Landesrecht.
Für HR bedeutet das:
Sachbezüge dürfen nur den Mitarbeitenden und Mitarbeiterinnen gewährt werden, die tariflich oder arbeitsvertraglich dem TVöD zugeordnet sind. Gemischte Organisationen müssen hier klare Abgrenzungen vornehmen.
Was gilt als steuerfreier Sachbezug nach § 18a TVöD?
Hier gibt es oft Unsicherheiten. Grundsätzlich gilt:
Ein Sachbezug ist jeder Vorteil, der nicht in Geld, sondern in einer Sach- oder Dienstleistung gewährt wird – oder als zweckgebundener Gutschein bzw. als begrenztes Guthaben, das steuerlich als Sachlohn eingestuft wird.
Zulässige Sachbezüge (steuerfrei, sofern unterhalb der Freigrenze)
- Regionale oder nachhaltige Einkaufsgutscheine
- Prepaid-Karten für definierte Akzeptanzstellen
- Mobilitätsleistungen (ÖPNV, Fahrradservice, Sharing-Angebote)
- Sport- und Gesundheitsangebote
- Gutscheine für lokale Anbieterinnen und Anbieter
- Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen
Nicht zulässig / steuerlich riskant
- Bargeldauszahlung
- Kostenerstattungen („Quittung einreichen“)
- Gutscheine ohne Einschränkung (reiner Barersatzcharakter)
- Zahlung an Mitarbeitende und Mitarbeiterinnen ohne Zweckbindung
Kerngedanke:
Nur das, was steuerlich als Sachlohn gilt, kann vom TVöD abgedeckt werden.
Höhe und Grenzen des steuerfreien Sachbezugs
Die wichtigste Grenze ist die Sachbezugsfreigrenze nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG:
- 50 Euro pro Monat
- Freigrenze, kein Freibetrag, das heißt: Gebt ihr in einem Monat 70 Euro als Sachbezug aus ist das voll steuerpflichtig. Ihr versteuert in diesem Fall nicht nur die 20 Euro, die über den 50 Euro liegen.
Zusätzlich können weitere steuerliche Begünstigungen parallel genutzt werden, z. B.:
- § 3 Nr. 15 EStG (Jobtickets, ÖPNV-Zuschüsse)
- § 3 Nr. 34 EStG (Gesundheitsleistungen)
- § 37b EStG (pauschal versteuerte Sachzuwendungen)
Für HR im öffentlichen Dienst heißt das:
Die Freigrenze ist monatlich exakt zu beachten und sauber zu dokumentieren.
Umsetzung in der Praxis
Viele Dienststellen möchten ihren Mitarbeitenden und Mitarbeiterinnen moderne Angebote machen – Mobilität, Sport, regionale Benefits, nachhaltiger Einkauf. Gleichzeitig sind die administrativen Anforderungen hoch.
Wichtige Schritte:
1. Entscheidung für ein Sachbezugsmodell
Beispiel:
Gutschein, Benefit-Karte, Mobilitätsbudget, spezifisches Angebot.
2. Prüfung auf Sachlohn-Status
Zentrale Fragen:
- Ist Bargeld ausgeschlossen?
- Liegt ein zweckgebundener Gutschein vor?
- Sind Akzeptanzstellen begrenzt?
- Gibt es keine Kostenerstattung?
3. Einheitliche Regelung innerhalb der Dienststelle
HR sollte festlegen:
- Für wen gilt der Sachbezug?
- Wie hoch pro Monat?
- Wie ist der Prozess bei Eintritt, Elternzeit, Teilzeit, Austritt?
4. Dokumentation & Payroll / Lohnbuchhaltung
Wichtig ist hier:
- Monatliche Prüfung der Freigrenze
- Keine Überschneidungen mit anderen steuerlichen Regelungen
- Korrekte Zuordnung von steuerfreien und steuerpflichtigen Beträgen
5. Nachweis- und Aufbewahrungspflichten
Dienststellen müssen zeigen können:
- Welcher Sachbezug wann gewährt wurde
- Warum er als steuerfrei eingestuft wurde
- Dass keine Barauszahlung stattgefunden hat
Beispiel für die Praxis: Die guudcard als Option für den 50-Euro-Sachbezug nach § 18a TVöD
Eine Möglichkeit, den steuerfreien Sachbezug im öffentlichen Dienst umzusetzen, ist eine zweckgebundene Prepaid-Karte. Die guudcard wird so konfiguriert, dass sie steuerlich als Sachlohn gilt und nur bei klar definierten Akzeptanzstellen genutzt werden kann – etwa für nachhaltigen regionalen Einkauf, Sport oder Mobilität. Dadurch bleibt die Freigrenze sauber einhaltbar und der administrative Aufwand überschaubar.
Was macht die guudcard besonders?
-
Klare steuerliche Einordnung als Sachbezug
-
Nutzung in definierten Kategorien (Region, Sport, Mobilität)
-
Nachhaltigkeits-Fokus: Inspiration für nachhaltige und lokale Anbieter
-
Einheitliches, einfaches Handling für HR und Payroll
-
Monatliche Belastung bis maximal 50 Euro problemlos abbildbar
Typische Missverständnisse und Fehlerquellen
Nein.
Ein Gutschein kann steuerlich ganz leicht Barlohn werden – z. B. wenn er zu breit einsetzbar ist. Gutscheine müssen bestimmte Einschränkungen erfüllen, damit sie als Sachbezug gelten können.
Das ist Barlohn. Kostenerstattungen sind immer steuerpflichtiger Geldlohn.
Falsch.
50 Euro gelten pro Monat, nicht rückwirkend oder kumuliert. Das heißt, die 50 € müssen monatlich zufließen und nicht als z.B. Einmalzahlung von 600 € im Jahr.
Stimmt nicht.
Digitale Gutscheine sind erlaubt – aber nur, wenn sie zweckgebunden sind (z. B. bestimmte Händlerinnen und Händler, bestimmte Kategorien).
Rechtliche Sicherheit – wie Dienststellen Risiken vermeiden
Im öffentlichen Dienst ist Rechtssicherheit besonders wichtig. Ihr könnt Risiken reduzieren, indem ihr:
1. Steuerberatung einbindet
Ein Muss bei neuen Modellen oder komplexen Fragen.
2. Eine Anrufungsauskunft beantragt
Gemäß § 42e EStG. Das zuständige Finanzamt bestätigt schriftlich, wie ein Sachverhalt steuerlich zu beurteilen ist. Wir bei guud Benefits bereiten euch hierfür gerne eine Vorlage vor.
3. Klare interne Richtlinien erstellt
Einheitliche Vorgehensweisen für:
- Teilzeit
- Mutterschutz
- längere Krankheit
- Eintritt/Austritt
- Nichtnutzung
4. Nur geprüfte Anbieterinnen und Anbieter nutzt
Besonders wichtig bei Gutscheinen, Karten und hybriden Benefit-Modellen.
5. Keine Kostenerstattungen zulässt
Das ist der häufigste Fehler.
Im öffentlichen Dienst ist Rechtssicherheit besonders wichtig. Ihr könnt Risiken reduzieren, indem ihr:
Fazit
18a TVöD bietet Dienststellen eine klare Grundlage, ihren Mitarbeitenden und Mitarbeiterinnen steuerfreie Sachbezüge zu gewähren. Entscheidend ist jedoch: Die TVöD-Regelung steht nicht isoliert, sondern baut vollständig auf dem Steuerrecht auf. Nur was steuerrechtlich als Sachbezug gilt, kann im öffentlichen Dienst genutzt werden.
Für euch als HR-Teams oder Geschäftsführung bedeutet das:
- Sachbezüge können ein wertvolles Instrument zur Motivation und Bindung sein.
- Die Umsetzung erfordert saubere Prozesse und steuerliche Prüfung.
- Richtig eingesetzt sind sie ein unkompliziertes und attraktives Benefit.
Wenn ihr prüfen möchtet, welche Formen von steuerfreien Sachbezügen für eure Dienststelle sinnvoll wären oder welche Modelle in der Praxis gut funktionieren, holt euch fachliche Unterstützung – entweder durch eure Steuerberatung oder durch Anbieter, die sich auf gesetzeskonforme Sachbezüge spezialisiert haben. Wir beraten euch gerne!
FAQ zu steuerfreien Sachbezügen nach § 18a TVöD
Nein. Steuerfreie Sachbezüge sind im öffentlichen Dienst eine Möglichkeit, kein Anspruch.
Ja. Sachbezüge müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Entgelt gewährt werden.
Ja, digitale Gutscheine sind erlaubt, sofern sie steuerlich Sachlohn darstellen.
Die monatliche Freigrenze sollte über die Payroll/Lohnbuchhaltung kontrolliert werden. Dort muss die Freigrenze monatlich geprüft werden.
Wenn die 50-Euro-Freigrenze beim steuerfreien Sachbezug überschritten wird, ist der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Ja, das ist möglich – z. B. Sachbezug + Jobticket + Gesundheitsleistungen.
Haftungsausschluss: Bei den Ausführungen handelt es sich um eine Einschätzung der guud GmbH. Die Informationen ersetzen keine steuerliche Beratung. Rechtssicherheit, ob die guudcard die Voraussetzungen für den Sachbezug erfüllt, kann jeder Arbeitgeber durch eine Anrufungsauskunft beim zuständigen Finanzamt erhalten. Gerne bereiten wir sie für euch vor.