Welche Arbeitgeberleistungen sind steuerfrei möglich?

Steuerfreie Arbeitgeberleistungen sind Sachzuwendungen oder Unterstützungsleistungen, die Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen anbieten können. In der Regel werden sie zusätzlich zum regulären Gehalt gezahlt. Für diese Extras gelten meist festgelegte Freibeträge oder Freigrenzen, innerhalb derer sie steuer- und sozialabgabenfrei bleiben.

Sie sind eine effektive Möglichkeit, Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen spürbare Vorteile in verschiedenen Lebensbereichen zu bieten. Von monatlichen Sachbezügen über Gesundheitsförderung bis zum Kinderbetreuungszuschuss gibt es zahlreiche Optionen, die sich flexibel kombinieren lassen. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die möglichen steuerfreien Arbeitgeberleistungen und weshalb diese eine Win-win Situation für Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen darstellen.

Der Arbeitsmarkt ist im Wandel: Fachkräftemangel, steigende Lebenshaltungskosten und der Wunsch nach sinnvollen Zusatzleistungen verändern die Erwartungen von Arbeitnehmer:innen. Ein höheres Gehalt ist attraktiv, aber oft teuer für Unternehmen, da Lohnsteuer und Sozialabgaben schnell sehr hohe Nebenkosten darstellen.

Steuerfreie Arbeitgeberleistungen bieten hier einen klaren Vorteil: Sie erhöhen den Nettolohn direkt, ohne dass für euch hohe Lohnnebenkosten entstehen. Gleichzeitig sind sie ein starkes Signal der Wertschätzung und können gezielt auf die Bedürfnisse eurer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen abgestimmt werden.

Sachbezug (bis 50 € monatlich)

Der Klassiker unter den steuerfreien Benefits ist der monatliche Sachbezug von bis zu 50 €.

Nach § 8 Abs. 1 EStG sind Sachbezüge Zusatzleistungen des Arbeitgebers, die nicht als Geld, sondern in Sachform gewährt werden. Typische Beispiele sind Sachbezugskarten wie die guudcard, Mobilitätstickets, Tankgutscheine oder Sport-Mitgliedschaften, wie etwa beim Urban Sports Club.

Voraussetzungen für die Steuerfreiheit:

• Zusätzlichkeit: Sachbezüge müssen immer on top zum regulären Gehalt gewährt werden. Sie dürfen nicht als Ersatz für bereits vereinbarte Lohnbestandteile dienen.
• Freigrenze: Pro Monat sind Sachbezüge bis zu 50 € steuerfrei. Wird dieser Betrag auch nur geringfügig überschritten, muss der gesamte Betrag versteuert werden..
• Keine Barauszahlung: Die Leistung muss in Form von Sachwerten erfolgen; eine Auszahlung in Geld ist ausgeschlossen.
• Regeln für Gutscheine und Sachbezugskarten: Diese dürfen ausschließlich zum Erwerb von Waren oder Dienstleistungen genutzt werden und müssen den Vorgaben des § 2 Abs. 1 Nr. 10 a) oder b) ZAG (Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz) entsprechen. Mehr zu diesen Reglungen findet ihr in unserem Blogbeitrag zum steuerfreien Sachbezug
• Zuflussprinzip: Sachbezüge sind monatlich zu gewähren. Eine einmalige Sammelauszahlung für mehrere Monate ist nicht zulässig.

Vorteil: Für eure Mitarbeitenden sind das bis zu 600 € netto im Jahr – was einer Bruttolohnerhöhung von deutlich über 1.000 € entspricht.

Aufmerksamkeiten (bis 60 € pro persönlichem Anlass)

Zu Anlässen wie Geburtstagen, zur Hochzeit oder zur Geburt eines Kindes könnt ihr euren Beschäftigten laut § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG Geschenke bis zu 60 € pro Anlass steuerfrei überreichen. Wichtig dabei ist, dass diese Anlässe einen persönlichen Bezug haben. Allgemeine Feiertage wie Weihnachten oder Ostern erfüllen diese Kriterien nicht und qualifizieren sich daher nicht für diese steuerfreie Zuwendung.

Voraussetzungen für die Steuerfreiheit:

• Persönlicher Anlass: Die Aufmerksamkeit muss anlässlich eines persönlichen Ereignisses überreicht werden.
• Freigrenze: Der Wert 60 € brutto pro Anlass darf nicht überschritten werden, sonst wird der ganze Betrag steuerpflichtig.
• Sachzuwendung: Es muss sich um eine Sachzuwendung handeln. Das heißt, Aufmerksamkeiten in Form von Bargeld oder Geldüberweisung sind nicht steuerfrei.
• Timing: Die Aufmerksamkeit muss zeitnah zum Ereignis überreicht werden.
• Zusätzlichkeit: Die Aufmerksamkeit muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gewährt werden. Eine Gehaltsumwandlung ist nicht erlaubt.
• Dokumentation: Der Anlass muss dokumentiert werden, z. B. ein interner Vermerk oder ein Hinweis auf der Rechnung

Zusätzliche Informationen findet ihr in unserem Lexikonbeitrag zu steuerfreien Aufmerksamkeiten.

Gesundheitsförderung (bis 600 € jährlich)

Bis zu 600 € im Jahr könnt ihr laut § 3 Nr. 34 EStG pro Mitarbeiter oder Mitarbeiterin steuerfrei für präventive Gesundheitsmaßnahmen ausgeben. Ihr könnt diese Leistungen selbst organisieren oder ein Budget zur Verfügung stellen, aus dem sich Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen passende Kurse auswählen.

Gut zu wissen: Firmenfitness-Mitgliedschaften wie Urban Sports Club können in der Regel nicht als Gesundheitsförderung abgerechnet werden.

Voraussetzungen für die Steuerfreiheit:

• Strukturiertes Konzept: Die Gesundheitsförderung muss auf einem strukturierten Konzept rund um Prävention und überwiegend betrieblichem Interesse beruhen.
• § 20: Die Gesundheitsförderung muss den Vorgaben des § 20 bzw. § 20b SGB V entsprechen.
• Nachweis: Die Gesundheitsförderung muss mit Nachweisen belegt und dem Lohnkonto zugeordnet werden. Belege sind z. B. Teilnahmebescheinigungen, Zertifikate oder Anwesenheitslisten bei Vorträgen. Bei nicht-zertifizierten Kursen muss eine fachlich qualifizierte Durchführung gewährleistet und dokumentiert werden.

Mehr dazu könnt ihr in unserem Lexikonbeitrag “Gesundheitsbonus” nachlesen.

Kinderbetreuungszuschuss

Ihr könnt euch an den Kosten eurer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen für die Kinderbetreuung über den Kinderbetreuungszuschuss beteiligen. Dieser zählt laut § 3 Nr. 33 EStG in den meisten Fällen zu den steuerfreien Arbeitgeberzuschüssen.

Voraussetzungen für die Steuerfreiheit:

• Kinder bis Schulpflicht:
• Keine Schulpflicht: Das Kind ist noch nicht schulpflichtig.
• Qualifizierte Einrichtung: Die Betreuung des Kindes erfolgt nicht zu Hause, sondern in einer geeigneten und qualifizierten Einrichtung, z.B. einer Kita.
• Zusätzliche Leistung: Es muss sich um eine zusätzliche Leistung neben dem ohnehin geschuldeten Arbeitslohn handeln, also nicht in Form einer Gehaltsumwandlung.
• Nachweis: Die Zahlungen müssen direkt an die Betreuungseinrichtung oder gegen Nachweis erfolgen.

💡 Hier gilt keine Obergrenze, solange nachgewiesen werden kann, dass der volle Betrag in die Kinderbetreuung fließt.

• Kinder bis 14 Jahre, Kinder bis 25 Jahre mit körperlicher, geistiger oder seelischer Behinderung, oder pflegebedürftige Angehörige:
  
  • Kurzfristige Betreuung: Es muss sich um eine kurzfristige Betreuung des Kindes oder des Angehörigen handeln, keine permanente Betreuung.
  • Zwingende und beruflich veranlasste Gründe: Die Betreuung muss aus einem zwingenden und beruflich veranlassten Anlass erfolgen, zum Beispiel im Rahmen einer Weiter- oder Fortbildung.
  • Ort: In diesem Fall kann die Kinder- oder Angehörigenbetreuung auch Zuhause stattfinden.

💡Hier gilt eine 600 € Obergrenze pro Jahr.

Für Eltern ist das eine enorme Entlastung und für euch eine Möglichkeit, euch als familienfreundlicher Arbeitgeber zu positionieren.

Mehr Infos zum Kinderbetreuungszuschuss findet ihr in unserem Artikel zu dem Thema.

Mobilitätszuschüsse

Übernehmt ihr teilweise oder die vollständigen Kosten für öffentliche Verkehrsmittel zusätzlich zum Gehalt, ist das laut § 3 Nr. 15 EStG steuerfrei. Das gilt für Monatskarten ebenso wie für das Deutschlandticket. Übersteigt der Preisvorteil aus der Nutzung einer BahnCard deren Anschaffungskosten, ist auch die überlassene BahnCard steuerfrei. Diese Zuschüsse haben allerdings Auswirkungen auf die Ansprüche der Entfernungspauschale in der privaten Steuererklärung der Mitarbeitenden.

Voraussetzungen für die Steuerfreiheit:

• Arbeitsverhältnis: Das (kostenlose oder vergünstigte) Ticket wird im Rahmen des Arbeitsverhältnisses bereitgestellt.
• Zusätzlichkeit: Das Ticket wird zusätzlich zum regulären Arbeitslohn bereitgestellt.
• Strecke: Ein Jobticket begünstigt Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr auf Linienverbindungen zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Auch die Mitnutzung für weitere, einschließlich privater, Fahrten ist unschädlich. Der Luftverkehr ist jedoch vollständig ausgeschlossen.

Dienstrad: Arbeitgeber dürfen ihren Beschäftigten ein betriebliches Fahrrad oder E-Bike steuer- und sozialversicherungsfrei bereitstellen, sofern es zusätzlich zum regulären Arbeitslohn gewährt wird. Mitarbeitende können zusätzlich weiterhin die Entfernungspauschale für ihren Arbeitsweg geltend machen.

Essenszuschüsse

Ihr könnt euren Mitarbeitenden einen Essenszuschuss gewähren, der innerhalb bestimmter Grenzen lohnsteuer- und sozialabgabenfrei bleibt. Maßgeblich sind die jährlich vom Bundesfinanzministerium festgelegten Sachbezugswerte. Den Essenszuschuss könnt ihr über Papiergutscheine, direkte Erstattungen, Kantinenzuschüsse oder digitale Lösungen gewähren.

Die Höhe der Versteuerung von Essenszuschüssen ist abhängig vom amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit (z.B. 4,40 € für ein Mittagessen), eurem freiwilligen Zuschuss (bis zu 3,10 €), und der Zuzahlung der Mitarbeitenden (dieser verringert den zu versteuernden Sachbezugswert).

2025 gilt:

• Maximaler Zuschuss pro Arbeitstag: 7,50 € (4,40 € Sachbezugswert + 3,10 € Arbeitgeberzuschuss)
• Sachbezugswert Frühstück: 2,30 € pro Arbeitstag
• Sachbezugswert Mittagessen: 4,40 € pro Arbeitstag
• Sachbezugswert Abendessen: 4,40 € pro Arbeitstag

Falls ihr den amtlichen Sachbezugswert von 4,40 € für ein Mittag- oder Abendessen übernehmen wollt, versteuert ihr diesen pauschal mit 25 % und könnt bis zu 3,10 € zusätzlich steuer- und abgabenfrei bezuschussen. Trägt der Mitarbeitende selbst einen Teil der Kosten, entsteht ein geldwerter Vorteil in Höhe der Differenz zwischen Sachbezugswert und Selbstzahlung. Zahlt der Mitarbeitende mindestens 4,40 € selbst, ist der gesamte Betrag steuerfrei, da der zu versteuernde Sachbezugswert durch die Selbstzahlung ersetzt wird.

Voraussetzungen für die Steuerfreiheit:

• Eine Mahlzeit pro Tag: Es kann nur eine Mahlzeit pro Arbeitstag bezuschusst werden.
• Arbeitstage: Der Zuschuss gilt nur für tatsächliche Arbeitstage.
• Tatsächliche Kosten: Die Bezuschussung darf nicht höher als der tatsächliche Preis der Mahlzeit sein.
• Sofortiger Verzehr: Es muss sich um Mahlzeiten, alkoholfreie Getränke und Lebensmittel zum sofortigen Verzehr handeln.
• Dokumentation: Eine sorgfältige Dokumentation durch Belege oder Nachweise ist entscheidend, um steuerliche Vorteile zu erhalten und rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Diese Nachweise müssen 6 Jahre aufbewahrt werden.

Mehr zu dem Thema findet ihr in unserem Blogbeitrag zu Essenszuschüssen.

• Fort- und Weiterbildungen: Zuschüsse zu Fort- oder Weiterbildungen sind steuerfrei, wenn sie der beruflichen Qualifikation des oder der Angestellten dienen und dazu beitragen, die individuellen, jobspezifischen Anforderungen künftig noch besser zu erfüllen.  
• Betriebsfeste und Betriebsausflüge: Zwei betriebliche Feiern im Jahr bis zu je 110 € pro Person sind steuerfrei. Dies beinhaltet zum Beispiel Bewirtung, Programm & ein Mitarbeiter-Geschenk.
• Nothilfeleistungen: Bis zu 600 € im Jahr können bei besonderen Notlagen der Mitarbeiter:innen steuerfrei beigesteuert werden.
• Personalrabatte: Auf eigene Produkte sind Personalrabatte bis zu 1.080 € im Jahr steuerfrei.
• Umzug: Bei Umzug aus beruflichen Gründen innerhalb Deutschlands sind Zuschüsse des Arbeitgebers steuerfrei. Detaillierte Voraussetzungen regelt das Bundesumzugskostengesetz.
• Mitarbeiterbeteiligungen: Aktien oder Unternehmensanteile können bis zu einem Wert von 2.000 € pro Jahr steuerfrei gewährt werden, sofern das Angebot allen Mitarbeitenden offen steht, die zum Zeitpunkt der Bekanntgabe seit mindestens einem Jahr ununterbrochen im Unternehmen beschäftigt sind.
• Technik: Unternehmen können ihren Mitarbeitenden digitale Endgeräte wie Laptops, Tablets oder Smartphones steuerfrei zur Verfügung stellen. Der geldwerte Vorteil aus der privaten Nutzung dieser Geräte ist in diesem Fall nicht steuerpflichtig.
• Arbeitgeberdarlehen: Unternehmen können Mitarbeitenden ein Darlehen steuerfrei gewähren. Entsteht dabei ein Zinsvorteil, gilt dieser als steuer- und sozialversicherungspflichtiger geldwerter Vorteil. Liegt die Restschuld am Ende des Abrechnungszeitraums jedoch bei maximal 2.600 €, wird der Zinsvorteil nicht zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt gezählt.

Steuerfreie Arbeitgeberleistungen sind eine Win-win-Situation: Ihr steigert den Nettolohn eurer Mitarbeitenden, spart gleichzeitig Lohnnebenkosten und stärkt euer Employer Branding.