Geburtstagsgeschenke für Mitarbeiter: So gelingt die stressfreie Umsetzung
von Susanna Mur
Ein Geburtstag ist eine großartige Gelegenheit, Wertschätzung gegenüber Mitarbeiter:innen zu zeigen. Doch für Unternehmen kann es eine echte Herausforderung sein, Geburtstagsgeschenke für hunderte oder sogar tausende Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu organisieren. Wie lässt sich dieser Prozess effizient, nachhaltig und individuell gestalten, ohne die Personalabteilung mit zusätzlichem Verwaltungsaufwand zu belasten? In diesem Artikel zeigen wir, welche Herausforderungen es gibt und welche Lösungen eine stressfreie Umsetzung ermöglichen.
Darum lohnen sich Geburtstagsgeschenke für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen
Geburtstagsgeschenke sind mehr als nur eine nette Geste – sie stärken die Mitarbeiterbindung, steigern die Zufriedenheit im Team und fördern eine wertschätzende Unternehmenskultur. Studien zeigen, dass kleine Zeichen der Anerkennung einen großen Einfluss auf die Motivation und Loyalität von Mitarbeitenden haben: 79 Prozent der Berufstätigen freuen sich über Geschenke ihres Arbeitgebers. 66 Prozent sagten, dass solche Geschenke ihre Motivation steigern, und 60 Prozent gaben an, dass dadurch die Attraktivität des Arbeitgebers steigt.
Unternehmen, die regelmäßige Wertschätzung zeigen, profitieren also von einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und langfristig geringeren Fluktuationsraten. Doch wie lässt sich das in der Praxis effizient und stressfrei umsetzen?
Die größten Herausforderungen bei Geburtstagsgeschenken für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen
1. Die richtige Geschenkidee für jeden finden
Jede:r Mitarbeiter:in hat individuelle Vorlieben, sodass es schwierig ist, für alle das passende Geburtstagsgeschenk auszuwählen. Während einige Alltags-Produkte bevorzugen, freuen sich andere über Erlebnisse oder Genussartikel. Einheitliche Geschenke treffen selten den Geschmack aller – und eine persönliche Auswahl für jede:n Einzelne:n bedeutet enormen Aufwand.
2. Logistischer Aufwand und rechtzeitige Zustellung
Ein Geschenk am Geburtstag zu überreichen, ist eine schöne Geste – aber auch eine logistische Herausforderung. Je größer das Unternehmen, desto komplexer wird die Organisation. Besonders bei verteilten Teams oder Remote-Mitarbeiter:innen ist es schwierig, sicherzustellen, dass das Geschenk pünktlich ankommt.
3. Verwaltungsaufwand für HR und Führungskräfte
Von der Auswahl bis zur Abwicklung – die Verwaltung von Geburtstagsgeschenken für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen kann viel Zeit kosten. Wer kümmert sich um den Einkauf? Wer organisiert den Versand? Gibt es eine zentrale Liste von Geburtstagen aller Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen? Ohne ein effizientes System kann sich diese Aufgabe schnell zu einer administrativen Mammutaufgabe entwickeln.
4. Nachhaltigkeit berücksichtigen
Viele Unternehmen legen Wert auf nachhaltige Geschenke – doch oft ist es schwierig, eine einheitliche Lösung zu finden, die umweltfreundlich, sinnvoll und für alle passend ist.
Lösungen: Wie Geburtstagsgeschenke für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen stressfrei funktionieren
Damit die Geburtstagsüberraschung nicht zur Belastung für die Personalabteilung wird, gibt es einige clevere Lösungen, die den gesamten Prozess vereinfachen.
1. Budget und Ziele festlegen
Bevor eine Geschenkelösung umgesetzt wird, sollte definiert werden, wie viel Budget pro Mitarbeiter:in zur Verfügung steht und welches Ziel mit den Geburtstagsgeschenken verfolgt wird. Geht es darum, die Unternehmenskultur zu stärken, die Wertschätzung zu erhöhen oder ein nachhaltiges Zeichen zu setzen?
2. Auf flexible Geschenkoptionen setzen
Anstatt jedem ein gleiches Geschenk zu überreichen, kann eine flexible Lösung helfen: Gutscheine oder Plattformen, die eine individuelle Auswahl ermöglichen, nehmen HR-Teams die Entscheidungsarbeit ab und sorgen für maximale Zufriedenheit bei den Beschenkten.
3. Automatisierung nutzen
Digitale Lösungen können dabei helfen, Geburtstagsgeschenke für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht nur auszuwählen, sondern auch termingerecht zu verschicken. So entfällt die manuelle Planung, und jedes Geschenk erreicht die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen genau am richtigen Tag.
So bleiben Geburtstagsgeschenke für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen steuerfrei
Bevor wir zu den Inspirationen für Geburtstagsgeschenke kommen, lohnt sich ein kurzer Blick auf die steuerlichen Rahmenbedingungen. Denn Arbeitgeber haben mehrere Möglichkeiten, ihren Teams eine Freude zu machen – und das sogar steuerfrei. Grundsätzlich gibt es zwei Optionen für Geburtstagsgeschenke für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen:
Sachbezüge: Ein zentraler Baustein der steuerfreien Wertschätzung ist der sogenannte Sachbezug. Nach aktueller Gesetzeslage dürfen Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden monatlich Sachleistungen im Wert von bis zu 50 € zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewähren – steuer- und sozialversicherungsfrei. Darunter fallen etwa Gutscheine oder Sachgeschenke, sofern sie nicht in Bargeld ausgezahlt werden können und ausschließlich für konkrete Waren oder Dienstleistungen genutzt werden dürfen.
Besondere Anlässe: Zusätzlich zu den monatlichen Sachbezügen dürfen Arbeitgeber:innen bis zu drei Mal pro Jahr Geschenke zu persönlichen Anlässen steuerfrei überreichen – etwa zu Geburtstagen, Hochzeiten oder Firmenjubiläen (Weihnachten gilt nicht als besonderer Anlass). Die Freigrenze liegt hier bei 60 € pro Anlass und gilt ebenfalls nur für Zusatzleistungen, nicht für Gehaltsumwandlungen. Auch hier dürfen die Geschenke nicht in bar ausgezahlt werden.
Wichtig: Werden die jeweiligen Freigrenzen überschritten, greift die sogenannte pauschale Versteuerung mit einem Steuersatz von 30 %, den das Unternehmen übernehmen muss. Weiter steuerliche Details findet ihr hier.
Ideen für Geburtstagsgeschenke für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen
Nachhaltiger Wein von abgefüllt
Das Kölner Unternehmen „abgefüllt.“ bietet hochwertigen Bio-Wein in stylischen Mehrwegflaschen – klimafreundlich, regional und mit einem klaren Fokus auf Kreislaufwirtschaft.
Leckereien von djoon
Dattelpralinen neu gedacht: djoon bringt natürliche Süße, edles Design und vegane Zutaten zusammen. Ideal für Naschkatzen, die auf gesunde Genussmomente Wert legen.
Vielfältige Gewürze von SoulSpices
Fair gehandelte, handverlesene Bio-Gewürze mit sozialem Impact. SoulSpices arbeitet mit Kleinbauern weltweit und bringt nicht nur Geschmack, sondern auch Transparenz und Fairness ins Glas.
Stylische Rucksäcke oder Taschen von Fair Couture
Urbanes Design trifft auf nachhaltige Materialien: Fair Couture steht für faire Produktion und langlebige Accessoires – perfekt für den Alltag im Büro oder unterwegs.
Köstliche Saucen von SOCHILI
Handgemachte Chilisaucen aus München, die nicht nur scharf, sondern auch sozial sind. SOCHILI beschäftigt Menschen mit Fluchthintergrund und bringt Vielfalt ins Glas und auf den Teller.
Falls jetzt die Frage aufkommt, welches Geburtstagsgeschenk von diesen tollen Produkten am besten zu den eigenen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen passt, muss sich nicht entschieden werden. Es gibt eine andere vielseitige Möglichkeit:
Die stressfreie Lösung: Der guudschein mit Geburtstagsversand
Mit dem guudschein sind nicht nur die oben genannten Produkte verfügbar, sondern noch viele weitere. Der guudschein ist eine effiziente und nachhaltige Option für Geburtstagsgeschenke – ein universeller Gutschein, der in vielen nachhaltigen Onlineshops eingelöst werden kann. So können sich Mitarbeiter:innen genau das Geschenk aussuchen, das zu ihnen passt.
Den guudschein gibt es in verschiedenen Designs, als physische und virtuelle Variante und ist auch auf eure CI anpassbar!
Vorteile des guudscheins für Unternehmen
- Kein Verwaltungsaufwand: Die gesamte Organisation läuft automatisiert
- Flexibel & nachhaltig: Mitarbeiter:innen können aus zahlreichen geprüften nachhaltigen Shops wählen.
- Pünktliche Zustellung: Mit der Geburtstags-Versand-Funktion wird der guudschein automatisch am Geburtstag per E-Mail zugestellt – mit einer personalisierten Nachricht.
Fazit: So gelingen Geburtstagsgeschenke für Mitarbeiter ohne Aufwand
Geburtstagsgeschenke für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen müssen nicht kompliziert sein. Mit smarten, digitalen Lösungen wie dem guudschein wird der gesamte Prozess vereinfacht: Die Geschenke sind individuell, nachhaltig und erreichen die Mitarbeiter:innen zuverlässig am Geburtstag. Unternehmen sparen Zeit und Mühe, während die Wertschätzung im Team wächst. Eine echte Win-Win-Situation für alle!
Häufig gestellte Fragen: Geburtstagsgeschenke an Mitarbeiter
Mitarbeitern kann man am besten etwas schenken, das sowohl Wertschätzung zeigt als auch flexibel einsetzbar ist. Besonders beliebt sind nachhaltige und individuell wählbare Geschenke wie der guudschein, mit dem sich Mitarbeiter:innen selbst ihr Wunschprodukt aus zahlreichen nachhaltigen Shops aussuchen können.
Coole Geschenkideen für Mitarbeiter sind z. B.:
- Nachhaltiger Wein von abgefüllt
- Leckereien von djoon
- Vielfältige Gewürze von SoulSpices
- Stylische Rucksäcke oder Taschen von Fair Couture
- Köstliche Saucen von SOCHILI
Falls man sich nicht entscheiden kann, eignet sich der guudschein als perfekte Lösung – damit können sich Mitarbeitende selbst aussuchen, was ihnen am besten gefällt.
Damit Geburtstagsgeschenke steuerfrei bleiben, darf der Wert pro Mitarbeiter:in 50 Euro pro Monat nicht übersteigen. Das gilt für Sachzuwendungen wie Gutscheine oder Sachgeschenke. Falls das Geschenk diesen Wert übersteigt, muss es als geldwerter Vorteil versteuert werden.
Das Geschenk sollte idealerweise nachhaltig, wertschätzend und praktisch sein. Neben klassischen Geschenken wie Schokolade oder Wein kommen personalisierte Erlebnisse oder nachhaltige Produkte besonders gut an. Der guudschein bietet eine einfache Möglichkeit, um Mitarbeiter:innen eine flexible Auswahl aus nachhaltigen Produkten zu ermöglichen, ohne dass die HR-Abteilung sich um die Organisation kümmern muss.
Du suchst nach passenden Geburtstagsgeschenken für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen?
Wenn ihr den guudschein als steuerfreien Sachbezug nutzen möchtet, empfehlen wir euch, Rücksprache mit eurer:m Steuerberater:in zu halten und gegebenenfalls eine Anrufungsauskunft beim zuständigen Finanzamt einzuholen.