Gutscheine als steuerfreies Mitarbeitergeschenk: 5 Dinge auf die ihr achten müsst
von Vanessa Förster
Mitarbeitergeschenke sind ein gutes Beispiel dafür, wie eine einfache Geste der Anerkennung das Engagement und die Loyalität der Mitarbeitenden steigern kann. Besonders wenn Zeit knapp ist und man auf der Suche nach einem Geschenk ist, das garantiert gut ankommt, hat sich der Gutschein als besonders beliebtes Mitarbeitergeschenk erwiesen. Sie sind flexibel einsetzbar und lassen sich auf die individuellen Interessen der Mitarbeitenden anpassen. Aus diesem Grund sind sie mehr als nur ein Geschenk – sie sind ein Zeichen der Wertschätzung. Hier erfahrt ihr alles über Gutscheine als Mitarbeitergeschenke und worauf ihr dabei achten solltet.
Auf welche 5 Dinge müsst ihr beim Verschenken von Gutscheinen als Mitarbeitergeschenke achten?
1. Steuerregeln für Mitarbeitergeschenke in Deutschland: Freigrenzen und Möglichkeiten
In Deutschland können Unternehmen ihren Mitarbeitenden steuerfreie Mitarbeitergeschenke bis zu einem Wert von 60 Euro pro persönlichen Anlass überreichen. Diese Regelung lässt sich auf bis zu drei Anlässe pro Jahr anwenden, wie z.B. der jährliche Geburtstag, Hochzeiten, Diensteinführung oder die Verabschiedung eines Mitarbeitenden. Allgemeine Feiertage wie Ostern und Weihnachten oder auch Firmenjubiläen zählen nicht zu diesen persönlichen Anlässen. Es ist wichtig zu beachten, dass die steuerliche Freigrenze ausschließlich für Sachgeschenke gilt. Auch Geldkarten oder Gutscheine als steuerfreie Mitarbeitergeschenke sind denkbar. Allerdings müssen diese so gestaltet sein, dass sie nur zum Erwerb von Waren oder Dienstleistungen verwendet werden dürfen. Wenn der Wert des Mitarbeitergeschenks diese Grenzen überschreitet, muss der gesamte Betrag als geldwerter Vorteil versteuert werden. In solchen Fällen kann der Arbeitgebende die Steuer pauschal mit 30% übernehmen.
Bei Betriebsveranstaltungen können Unternehmen einen steuerlichen Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeitenden für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr nutzen. Wichtig ist, dass diese steuerfreien Mitarbeitergeschenke im Rahmen dieser Veranstaltungen überreicht werden. Auch virtuelle Feiern sind möglich, doch sollten diese über eine bloße Geschenkübergabe hinausgehen und die Förderung der Gemeinschaft als Hauptziel verfolgen. Überschreitet ein Geschenk den Freibetrag von 110 Euro oder finden mehr als zwei Betriebsfeiern statt, muss das Mitarbeitergeschenk pauschal mit 25% besteuert werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, den monatlich verfügbaren steuerfreien Sachbezug von 50 Euro zu nutzen, falls dieser noch nicht vollständig ausgeschöpft wurde.
2. Universalgutschein vs. spezifischer Gutschein: Die richtige Wahl für euer Mitarbeitergeschenk
Die Wahl des passenden Gutscheins als Mitarbeitergeschenk ist entscheidend, um die Zufriedenheit der Beschenkten zu gewährleisten. Arbeitgebende können Universalgutscheine überreichen, die Mitarbeitende dann gegen sogenannte Zielgutscheine bei einer Vielzahl von Händler:innen eintauschen und dort einlösen können. Diese Flexibilität macht Universalgutscheine besonders geeignet für diverse Teams, bei denen die individuellen Vorlieben der Mitarbeitenden möglicherweise nicht bekannt sind. Unter bestimmten Bedingungen können diese Universalgutscheine als Sachbezug steuerfrei bleiben. Voraussetzung dafür ist, dass sie technisch und vertraglich so gestaltet sind, dass sie ausschließlich zum Erwerb von Waren oder Dienstleistungen eingesetzt werden können. Ein Universalgutschein darf also nur gegen Zielgutscheine eingetauscht werden, die bei Händler:innen zum Kauf von Produkten oder Dienstleistungen berechtigen. Sind diese Kriterien erfüllt, wird der Universalgutschein als Sachbezug angesehen, wodurch sie den oben genannten steuerlichen Freigrenzen unterliegen.
Spezifische Gutscheine hingegen sind zielgerichteter und können auf die bekannten Interessen oder Bedürfnisse der Mitarbeitenden abgestimmt werden, wie z.B. Gutscheine für spezielle Buchhandlungen, Restaurants oder Erlebnisse. Beide Arten von Gutscheinen haben ihre Vorteile, und die Wahl sollte sowohl den organisatorischen Aufwand als auch die Präferenzen der Mitarbeitenden berücksichtigen, um sicherzustellen, dass das Geschenk gut ankommt und wertgeschätzt wird.
3. Digitale vs. physische Gutscheine als Mitarbeitergeschenke: Welche Option passt besser zu eurem Team?
Bei der Wahl zwischen digitalen und physischen Gutscheinen als steuerfreie Mitarbeitergeschenke spielen Einfachheit und Zugänglichkeit eine wichtige Rolle. Digitale Gutscheine sind Codes oder elektronische Karten, die via E-Mail oder über eine App zugestellt werden. Ihre Vorteile liegen in der sofortigen Verfügbarkeit und der einfachen Handhabung, besonders für Teams, die remote arbeiten oder über verschiedene Standorte verteilt sind. Physische Gutscheine als Mitarbeitergeschenke hingegen sind greifbare Objekte wie gedruckte Karten, die manuell übergeben werden. Sie können bei bestimmten Anlässen durch ihre handgreifliche Form eine persönliche Note vermitteln. Die Auswahl sollte basierend auf den spezifischen Bedürfnissen und Vorlieben der Mitarbeitenden sowie den logistischen Gegebenheiten des Unternehmens erfolgen.
4. Communication is key: So informiert ihr effektiv über die Details der Mitarbeitergeschenke
Eine transparente Kommunikation über die Details von Gutscheinen als steuerfreies Mitarbeitergeschenk ist essentiell für deren Erfolg. Es ist wichtig, dass Mitarbeitende genau informiert werden, wo und wie sie den Gutschein einlösen können, ob es spezielle Bedingungen wie Mindestausgaben gibt und bis wann der Gutschein gültig ist. Klare Informationen zu Einsatzmöglichkeiten, Ablaufdatum und möglichen Einschränkungen tragen dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden und stellen sicher, dass die Mitarbeitenden ihre Geschenke wirklich schätzen und nutzen können.
5. Grüne Geschenke, große Wirkung: Wie Unternehmen durch nachhaltige Mitarbeitergeschenke Werte leben
Auch Unternehmenswerte wie Nachhaltigkeit können beispielsweise durch umweltfreundliche Mitarbeitergeschenke zum Ausdruck gebracht werden. Diese Geschenke tun nicht nur dem Planeten gut, sondern machen die Mitarbeitenden auch auf wichtige Umweltthemen aufmerksam und motivieren sie, im Sinne des Unternehmens und der Umwelt zu handeln. Eine Studie des Kölner Marktforschungs- und Beratungsinstituts Heute und Morgen aus dem Jahr 2023 zeigt, dass eine deutliche Mehrheit der deutschen Arbeitnehmenden (74% der Männer und 80% der Frauen) das Engagement ihres Arbeitgebenden für Nachhaltigkeit schätzen. Zudem halten 40% der Beschäftigten es persönlich für sehr wichtig, dass sich ihr Arbeitgebender für Nachhaltigkeit einsetzt und fördert. Indem ein Unternehmen solche Geschenke einsetzt, zeigt es sich außerdem als ethisch handelnder Akteur in der Wirtschaft.
Der guudschein als nachhaltiges Mitarbeitergeschenk, mit dem ihr alle erreicht
Der guudschein: Das perfekte Mitarbeitergeschenk, das Team und Planet erfreut
Ihr seid auf der Suche nach einem perfekt passenden und gleichzeitig nachhaltigen Geschenk für euer Team? Wir haben die Lösung! Der guudschein bietet eurem Team einen vielseitig einsetzbaren Universalgutschein, der ein nachhaltiges Einkaufserlebnis in zahlreichen Onlineshops ermöglicht. Mit dem guudschein drückt ihr also nicht nur die Wertschätzung gegenüber euren Mitarbeitenden aus, sondern:
- fördert aktiv den Umweltschutz
- leistet einen effektiven Beitrag zur Erreichung von Nachhaltigkeitszielen
- setzt ein Zeichen als nachhaltiger Arbeitgeber oder nachhaltige Arbeitgeberin
- habt einen niedrigen administrativen Aufwand
- und gewinnt gleichzeitig glückliche Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen
Sofern ihr den guudschein als steuerfreien Sachbezug nutzen möchtet, empfehlen wir euch, eure:n Steuerberater:in hinzuziehen und gegebenenfalls eine Anrufungsauskunft beim zuständigen Finanzamt einzuholen. Mehr zum guudschein erfahrt ihr hier.
Nachhaltige Wertschätzung bei der DZ Bank: Einsatz des guudscheins für Mitarbeiteranerkennung
Bei einem diversen Team wie dem der DZ Bank steht man vor der Herausforderung, jedem Teammitglied individuell gerecht zu werden und dabei die Unternehmenswerte nicht aus den Augen zu verlieren. Martin Petsch, Managing Director und Head of Industrials & Automotive bei der DZ Bank, entdeckte im guudschein die ideale Lösung. Diese Gutscheine als Mitarbeitergeschenk bieten eine breite Auswahl an umweltfreundlichen Marken und geben den Mitarbeitenden zudem die Möglichkeit, ihren Gutscheinwert für gemeinnützige Zwecke zu spenden. Mit der Einführung des guudscheins gelang es Martin Petsch, Anerkennung auf persönliche und wertekonforme Weise zu zeigen. Die Mitarbeitenden schätzten die Möglichkeit, nachhaltige Produkte zu wählen oder zu spenden. Dieser Customer Case unterstreicht, wie Firmen mit innovativen und wohlüberlegten Maßnahmen wie dem guudschein ihre Anerkennung für die Belegschaft zum Ausdruck bringen und gleichzeitig ihre Hingabe zu Nachhaltigkeit und sozialer Verantwortung beweisen können.
Fazit
Gutscheine als Mitarbeitergeschenke sind ein effektives Mittel, um Anerkennung zu zeigen und die Bindung zum Unternehmen zu stärken. Sie können auf die persönlichen Vorlieben der Mitarbeitenden zugeschnitten werden, was sie zu mehr als nur einem materiellen Wert macht. Von der Beachtung der steuerrechtlichen Regelungen, über die Wahl zwischen Universal- und spezifischen Gutscheinen bis hin zur Art der Übermittlung – digitale versus physische Formate – ist eine durchdachte Herangehensweise entscheidend. Wichtig ist ebenfalls, dass alle Details zum Gutschein für Mitarbeitende klar kommuniziert werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Durch die Berücksichtigung dieser Aspekte kann ein Gutschein nicht nur als Geschenk dienen, sondern auch als Instrument zur Förderung einer positiven Unternehmenskultur.