Mitarbeiter werben Mitarbeiter Prämie steuerfrei – geht das?

„Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ ist ein beliebtes Recruiting-Tool: Wer passende Kandidat:innen ins Unternehmen bringt, wird mit einer Prämie belohnt. Das steigert die Motivation im Team, spart Recruiting-Kosten – und neue Mitarbeiter:innen passen meist besser ins Unternehmen, wenn sie über persönliche Empfehlungen kommen.

Doch wie sieht es steuerlich aus? Können solche Prämien überhaupt steuerfrei gewährt werden?

In vielen Unternehmen gibt es für erfolgreiche Empfehlungen eine Geldprämie – beispielsweise 500 Euro bei einer Einstellung. So sinnvoll das Modell ist, so ernüchternd ist oft die steuerliche Realität:
Solche Zahlungen gelten in der Regel als steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn. Das bedeutet:

• Lohnsteuer fällt an
  
• Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung werden fällig
  
• Die Prämie muss über die Gehaltsabrechnung abgerechnet werden
  
• Netto bleibt beim Mitarbeitenden deutlich weniger übrig
  
  

Auch der Bundesfinanzhof bestätigt: Prämien zur Personalgewinnung stehen im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis und sind damit lohnsteuerpflichtig (Quelle).

Trotzdem gibt es einen Weg, wie Unternehmen eine steuerfreie Prämie ermöglichen können: über den sogenannten steuerfreien Sachbezug in Höhe von bis zu 50 Euro monatlich (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG).

Dieser kann – bei richtiger Gestaltung – auch für Empfehlungsprämien genutzt werden. Die Voraussetzungen:

• Der Sachbezug wird zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt
  
• Die 50-Euro-Freigrenze pro Monat wird nicht überschritten
  
• Der Betrag wird nicht bar oder per Überweisung ausgezahlt, sondern z. B. über
  
  • Gutscheine
    
  • Sachbezugskarten (z. B. Prepaid-Karten wie die guudcard)
    
  • digitale Benefit-Plattformen
    
    

Unternehmen können z. B. für einen Zeitraum von sechs Monaten monatlich 50 Euro als steuerfreie Sachbezug-Prämie ausgeben. So entsteht ein steuerfreier Bonus von bis zu 300 Euro – ohne zusätzliche Abgaben.

So attraktiv die steuerfreie Gestaltung auch ist – sie birgt auch Risiken, wenn sie nicht korrekt umgesetzt wird:

• Verstoß gegen das Zusätzlichkeitserfordernis: Wird der Sachbezug anstelle eines ohnehin geschuldeten Gehaltsbestandteils gezahlt, entfällt die Steuerfreiheit.
  
• Überschreitung der Freigrenze: Schon 50,01 Euro führen dazu, dass der gesamte Betrag steuerpflichtig wird.
  
• Falsche Form der Auszahlung: Eine Überweisung aufs Konto führt ebenfalls zur Steuerpflicht.
  
• Fehlende Dokumentation: Bei Betriebsprüfungen kann es zu Nachforderungen kommen, wenn der Zusammenhang nicht nachvollziehbar ist.

Tipp: Unternehmen sollten steuerliche Regelungen eng mit ihrer Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung abstimmen.

Für Mitarbeitende, die empfehlen:

• Anerkennung und Belohnung für Engagement
  
• Zusätzlicher steuerfreier Bonus
  
• Kein Einfluss auf das reguläre Gehalt oder Lohnsteuerabzug
  
  

Für Bewerber:innen:

• Vertrauen durch persönliche Empfehlung
  
• Einfacherer Einstieg durch bekannte Gesichter
  
• Höhere Passung mit Unternehmenskultur
  
  

Für Unternehmen:

• Senkung der Recruiting-Kosten
  
• Schnellere Besetzung offener Stellen
  
• Stärkung der Arbeitgebermarke
  
• Höhere Bindung und Motivation im Team

Nicht jede Empfehlung führt automatisch zu einer Einstellung – und trotzdem ist das Engagement eurer Mitarbeitenden wertvoll. Wer Kolleg:innen motivieren möchte, dauerhaft am Empfehlungsprogramm teilzunehmen, kann auch bei einer erfolglosen Vermittlung ein Zeichen der Wertschätzung setzen.

Eine kleine Aufmerksamkeit wie ein nachhaltiger Gutschein – zum Beispiel ein guudschein – zeigt: Der Einsatz wird gesehen und honoriert, auch wenn es nicht direkt zu einer Einstellung kommt. Das stärkt die Bindung und die Bereitschaft, sich erneut einzubringen.

Auch wenn Mitarbeiterempfehlungen viele Vorteile bieten, sollten Unternehmen sich potenzieller Herausforderungen bewusst sein – insbesondere im zwischenmenschlichen und organisatorischen Bereich. Folgende Risiken können auftreten:

• Unkritische Auswahlprozesse: Empfehlungen können dazu verleiten, bei der Prüfung von Bewerbungen weniger genau hinzuschauen. Ein objektives Auswahlverfahren bleibt aber entscheidend.
  
• Enttäuschung bei Absage: Wird eine empfohlene Person nicht eingestellt, kann das bei der werbenden Person zu Frust führen – besonders, wenn aus Datenschutzgründen keine Rückmeldung erfolgen darf.
  
• Spannungen im Team: Kommt es zu unterschiedlichen Meinungen über die Eignung eines Bewerbers oder einer Bewerberin, kann das zu Konflikten im Team führen.
  
• Vergessene oder verspätete Auszahlung der Prämie: Wird eine zugesagte Prämie nicht (rechtzeitig) ausgezahlt, untergräbt das das Vertrauen in das Unternehmen.
  
• Unklare Regeln zur Zuordnung: Ohne klare Prozesse zur Identifikation, wer wen geworben hat, kann es zu Missverständnissen und Unzufriedenheit kommen.
  
• Erhöhter Verwaltungsaufwand: Ein professionell aufgesetztes Empfehlungsprogramm benötigt klare Abläufe und Verantwortlichkeiten – insbesondere bei wiederkehrenden Prämienmodellen.
  
  

Mit einem transparenten Ablauf, definierten Kriterien und guter Kommunikation lassen sich diese Risiken jedoch gut minimieren.

Die klassische Mitarbeiterempfehlung mit Barprämie ist meist lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Doch über steuerfreie Sachbezüge von bis zu 50 Euro monatlich können Unternehmen Mitarbeitende auch steuerfrei belohnen – sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.

Dieses Modell ist nicht nur steuerlich interessant, sondern stärkt auch Unternehmenskultur, Engagement und Recruiting-Effizienz.