Mitarbeitergutscheine einfach erklärt: Steuerfreie Benefits für Unternehmen und Mitarbeitende

Mitarbeitergutscheine sind steuerbegünstigte Zusatzleistungen, mit denen Unternehmen ihre Mitarbeitenden unterstützen, motivieren oder für besondere Leistungen belohnen können. Sie zählen zu den beliebtesten Benefits in deutschen Unternehmen, da sie flexibel einsetzbar und für beide Seiten vorteilhaft sind.

Die häufigste Form ist der sogenannte Sachbezug: Bis zu 50 € pro Monat können steuer- und sozialabgabenfrei gewährt werden, sofern der Gutschein zweckgebunden ist – etwa für Essen, Mobilität oder Gesundheitsangebote. Auch Prämien oder Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen wie Geburtstagen oder Hochzeiten sind bis zu 60 € steuerfrei möglich.

Lange Zeit waren Mitarbeitergutscheine mit viel Papierkram verbunden: Unternehmen mussten manuell Gutscheine bestellen, bestimmte Händler vorab festlegen oder physische Gutscheine austeilen. Für HR bedeutete das zusätzliche Verwaltung – für Mitarbeitende oft eingeschränkte Flexibilität. Am Ende führt das häufig zu Gutschein-Stapeln zu Hause oder in Apps und geringen Nutzungsraten.

Heute gibt es Anbieter, die die Ausgabe von Mitarbeitergutscheinen als Sachbezug deutlich vereinfachen. Insbesondere Prepaid-Karten erfreuen sich großer Beliebtheit, z.B. die guudcard. Auf diese können Arbeitgeber monatlich das steuerfreie Guthaben laden. Mitarbeitende können das Guthaben dann direkt im Alltag einsetzen - z. B. beim Mittagessen, im Supermarkt oder für das Deutschlandticket. Papierformulare, Anbieterbindung oder Auswahlstress gehören der Vergangenheit an. Gleichzeitig sind alle gesetzlichen Anforderungen automatisch erfüllt – inklusive steuerlicher Konformität.

Das Ergebnis: Weniger Aufwand für HR, mehr Freiheit für Mitarbeitende – und ein moderner Benefit, der im Alltag wirklich ankommt.

Mitarbeitergutscheine können als steuerfreie Sachzuwendungen gewährt werden, sofern bestimmte gesetzliche Voraussetzungen erfüllt sind. Die Gutscheine dürfen ausschließlich für Waren oder Dienstleistungen eingelöst werden – eine Barauszahlung ist ausgeschlossen. Zudem müssen sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.

Im Rahmen des Sachbezugs gibt es zwei beliebte Modelle:

• 50€ monatlicher Sachbezug: Arbeitgeber dürfen pro Mitarbeitendem bis zu 50 € brutto pro Monat zusätzlich zum Arbeitslohn als Gutschein gewähren.
• Persönliche Anlässe: Zu besonderen persönlichen Ereignissen – z. B. Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes oder Dienstjubiläum – dürfen zusätzlich bis zu 60 € steuerfrei gewährt werden. Wichtig: Diese Regelung gilt nicht für allgemeine Anlässe wie Weihnachten oder Ostern.

📌 Hinweis: Grundlage dieser Regelungen sind § 8 Abs. 1 und Abs. 2 EStG sowie das BMF-Schreiben zur steuerlichen Behandlung von Sachbezügen.

• Zuflussprinzip: Der Gutschein gilt in dem Monat als zugeflossen, in dem Mitarbeitende wirtschaftlich darüber verfügen können. Der Moment der tatsächlichen Verwendung ist dabei unerheblich - Gutscheine können also auch angespart werden.
• Kombinierbar: Der 50€-Sachbezug kann innerhalb eines Monats auch mit einem besonderen Anlass kombiniert werden. Erhält ein Mitarbeiter beispielsweise monatlich 50€ Guthaben, kann er in seinem Geburtstagsmonat 60€ zusätzlich erhalten.
• Anforderungen nach ZAG: Damit Gutscheine als Sachbezüge gelten, müssen sie die Vorgaben des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG, § 2 Abs. 1 Nr. 10) erfüllen. Das bedeutet: Sie müssen auf bestimmte Händler oder Akzeptanzstellen beschränkt sein und ein begrenztes Sortiment abdecken. Universal-Gutscheine (z. B. für Amazon) gelten in der Regel nicht als steuerfrei.
• Pauschalversteuerung: Wird die 50 €-Freigrenze überschritten, kann der gesamte Betrag pauschal mit 30 % versteuert werden (§ 37b EStG). Für Arbeitnehmende bleibt der Gutschein dann steuerfrei und auch sozialversicherungsfrei – die Steuer übernimmt der Arbeitgeber.