Vom Deutschlandticket bis Firmenfitness: So setzt ihr Steuervorteile optimal ein - Webinar mit Steuerberaterin Maggie Shiffa

Wir haben am 25.09 gemeinsam mit Steuerberaterin Maggie Shiffa praxisnah gezeigt, wie ihr Benefits so gestaltet, dass sie steuerlich optimal, alltagstauglich und für alle fair sind. Ziel: Mehr Netto-Effekt bei euren Teams, weniger Overhead für HR und eine Kultur, die Nachhaltigkeit sichtbar macht.

Die meisten Mitarbeiterbenefits basieren auf Steuervorteilen, die große Chancen für Kosteneinsparungen bieten - doch für HR wirken die Regeln oft wie ein Dschungel aus Paragrafen, Ausnahmen und komplizierten Prozessen. Wir haben euch in unserem Webinar gezeigt, wie ihr den Überblick behaltet und steuerliche Vorteile smart für eure Mitarbeitenden einsetzt und kombiniert. Dafür hatten wir Maggie Shiffa zu Gast, die uns einen kompakten Überblick über die wichtigsten steuerlichen Möglichkeiten gegeben hat. Ergänzend dazu haben wir gemeinsam praxisnahe Beispiele geteilt, wie sich Benefits clever kombinieren lassen – von Mobilitätsbudget und Deutschlandticket bis zu Firmenfitness und Einkaufsgutscheinen. Zum Abschluss erfuhren die Teilnehmenden, wie moderne Lösungen wie die guudcard die Verwaltung deutlich vereinfachen.

Im Folgenden haben wir die zentralen Erkenntnisse des Webinars für euch gebündelt, um praktische Ansätze für euer Unternehmen aufzuzeigen.

Steuerfreie Sachzuwendungen

Eine der bekanntesten Möglichkeiten für steuerfreie Benefits sind Sachzuwendungen im Wert von bis zu 50 € pro Monat. Sie können zusätzlich zum Gehalt gewährt werden und sind für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer:innen steuer- und sozialversicherungsfrei. Wichtig: Diese Leistungen müssen on top zum ohnehin geschuldeten Lohn gezahlt werden – eine Gehaltsumwandlung ist nicht erlaubt.
Beliebt sind hier Geldkarten oder Gutscheine, etwa die guudcard, die für nachhaltigen Einkauf genutzt werden kann, oder Gutscheine von Bio-Supermärkten und nachhaltigen Kosmetikanbietern.
Ein strenges Limit ist einzuhalten: 50,01 € führen zur vollen Steuer- und Sozialversicherungspflicht. Außerdem ist ein Nachweis über Belege notwendig.

Weitere Sachzuwendungen

Neben der 50-€-Freigrenze können Unternehmen ihren Mitarbeitenden auch größere Sachzuwendungen bis zu 10.000 € pro Jahr anbieten. Diese Leistungen sind für die Mitarbeitenden steuerfrei, allerdings sozialversicherungspflichtig. Typische Beispiele sind Gutscheine, Firmenfitness-Mitgliedschaften (z. B. Urban Sports Club, Wellpass) oder nachhaltige Ladenketten.
Für Arbeitgeber fällt eine pauschale Lohnsteuer von 30 % an. Auch hier gilt: Die Zuwendung muss zusätzlich zum Gehalt erfolgen, eine Gehaltsumwandlung ist nicht möglich, und die Leistungen müssen entsprechend dokumentiert werden.

Essenszuschüsse

Essenszuschüsse sind eine praktische Möglichkeit, Mitarbeitende bei der täglichen Verpflegung zu unterstützen. Ohne Nachweis tatsächlicher Arbeitstage können bis zu 7,50 € pro Tag und damit maximal 112,50 € pro Monat steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden.
Für Arbeitgeber gilt: Liegt der Rechnungsbetrag für die Mahlzeit über 11,90 €, ist der Zuschuss vollständig steuerfrei. Liegt er darunter, sind bis zu 4,40 € pauschal mit 25 % zu versteuern. In jedem Fall ist eine Belegführung erforderlich.

Mobilitätsangebote

Jobrad:
Mitarbeitende können über zwei Modelle profitieren:

1. Gehaltsumwandlung – das Rad wird über eine Reduktion des Bruttogehalts finanziert, wobei 0,25 % des Bruttolistenpreises als Privatnutzung zu versteuern sind.

2. Zusätzlich zum Lohn – dann ist das Dienstrad bis 2031 vollständig steuer- und sozialversicherungsfrei.
   Hinweis: Diese Regelung gilt insbesondere für E-Bikes mit einer Höchstgeschwindigkeit bis 25 km/h.

Jobticket:
Das Deutschlandticket oder andere ÖPNV-Angebote sind für Mitarbeitende steuer- und sozialversicherungsfrei, sofern sie zusätzlich zum Lohn gezahlt werden. Bei einer Gehaltsumwandlung greift für Arbeitgeber eine 25%ige Pauschalversteuerung. Die Nutzung muss belegt werden.
Besonderheit: In der Einkommensteuererklärung der Mitarbeitenden wird das Ticket auf die Entfernungspauschale angerechnet.

Geschenke

Kleine Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen sind ein weiterer steuerbegünstigter Benefit. Unternehmen können ihren Mitarbeitenden bis zu 60 € für Geburtstage, Hochzeiten oder ähnliche Ereignisse steuer- und sozialversicherungsfrei zukommen lassen.
Zusätzlich gilt die gleiche Grenze für die Bewirtung bei außergewöhnlichem Arbeitseinsatz. Arbeitgeber können diese Ausgaben als Betriebsausgabe geltend machen.
Wichtig: Es handelt sich um eine Freigrenze. Wird der Betrag überschritten – auch nur um wenige Cent – ist der gesamte Betrag steuerpflichtig.

Betriebliche Altersvorsorge

Mit einer betrieblichen Altersvorsorge (bAV) können Mitarbeitende bis zu 3.864 € pro Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei ansparen. Beträge von bis zu 7.728 € pro Jahr sind immerhin steuerfrei, wenn auch nicht vollständig sv-frei.
Für Arbeitgeber gilt bei Gehaltsumwandlung eine Pflicht: Sie müssen einen Zuschuss von mindestens 15 % des umgewandelten Entgelts beisteuern. So profitieren beide Seiten – Mitarbeitende sichern ihre Zukunft ab, Unternehmen stärken ihre Rolle als verantwortungsbewusste Arbeitgeber. Nachhaltige Anbieter wie die Stuttgarter Versicherung bieten hier zusätzliche Optionen mit Fokus auf ökologisches Investment.

Weitere Mitarbeiterbenefits:

Neben den Klassikern gibt es eine Reihe zusätzlicher Möglichkeiten, Mitarbeitende zu entlasten und steuerliche Vorteile zu nutzen:

• Fahrtkostenzuschuss für den Arbeitsweg (pauschal 15 % beim Arbeitgeber)
• Internetzuschuss für private Internetkosten
• Bildschirmarbeitsplatzbrillen (bei ärztlicher Notwendigkeit)
• Umzugskosten, wenn der Umzug betrieblich veranlasst ist
• Notfall- und Erholungsbeihilfen (z. B. bei Naturkatastrophen oder zur Förderung der Erholung)
• Betriebliche Krankenversicherung für zusätzliche Gesundheitsleistungen
• Betriebliche Gesundheitsförderung wie Massagen oder Präventionskurse (mit ärztlicher Bescheinigung)
• Übernahme von Homeoffice-Kosten, z. B. für ergonomische Stühle oder Arbeitsplatzausstattung

Diese Benefits zeigen, wie vielfältig die Möglichkeiten sind, Mitarbeitende zu unterstützen – steuerlich begünstigt und oft mit großem Effekt auf Motivation und Bindung.

Verspätete Pauschalversteuerung:
Wenn Benefits gewährt werden, die der Pauschalversteuerung unterliegen, nicht im aktuellen Jahr versteuert werden, dann sind diese im Folgejahr für die Mitarbeitenden sozialversicherungspflichtig.

Freigrenze vs. Freibetrag:
Viele Benefits sind nur bis zu einem bestimmten Betrag (Freigrenze) steuerfrei (50 € Sachbezug, Geschenke bis 60 €). Sobald dieser Betrag überschritten wird, sind diese voll steuerpflichtig. Bitte daher Einhaltung der Grenzen beachten.

Formfehler bei Gutscheinen:
Wenn die Anforderungen an Gutscheine nicht ordnungsgemäß erfüllt werden (z.B. Amazon Gutschein), kann die gesamte Steuerfreiheit versagt werden (und muss im Nachgang vom Mitarbeitenden als „Gehalt" nachversteuert werden).

Benefits für Gesellschafter:innen-Geschäftsführer:innen:
Benefits gelten als Lohnbestandteile. Für die Anerkennung von Leistungen sind daher diese Zusatzbestandteile alle im Vorhinein und ausdrücklich schriftlich im Arbeitsvertrag aufzunehmen (da sonst steuerlich nicht anerkannt).

Maggie Shiffa machte den Unterschied zwischen klassischen Gehaltserhöhungen und Mitarbeiterbenefits anschaulich: Anhand eines Praxisbeispiels zeigte sie, wie sich eine traditionelle Gehaltserhöhung im Vergleich zu steuerbegünstigten Benefits auf das Nettoeinkommen der Mitarbeitenden und die Gesamtkosten für den Arbeitgeber auswirkt.

Ausgangsdaten: Mitarbeitende mit Steuerklasse 1, nicht kirchensteuerpflichtig & keine Kinder, gesetzliche Pflichtversicherung

(Reguläre Gehaltserhöhung: 288,50 €)

Gehaltserhöhung durch Gewährung von Benefits (in Summe 288,50 €)

Stellen wir uns vor: Ein Unternehmen entscheidet sich, anstelle einer Gehaltserhöhung von 288,50 € steuerbegünstigte Benefits im gleichen Wert anzubieten. Das Ergebnis: Mitarbeitende haben am Ende mehr Netto in der Tasche, weil auf die Benefits weder Steuern noch Sozialabgaben anfallen. Gleichzeitig spart das Unternehmen, da keine zusätzlichen Abgaben fällig werden. Beide Seiten profitieren also.

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dass die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden sehr unterschiedlich sind: Einige wünschen sich Firmenfitness, einige bevorzugen das Deutschlandticket, andere wünschen sich finanzielle Unterstützung im Alltag. Im Folgenden zeigen wir 4 Beispiele dafür, wie unterschiedliche Steuervorteile kombiniert werden können, um diese 3 beliebtesten Benefits im Unternehmen anzubieten

Mit der guudcard lassen sich Benefits für den Einkauf, Sport und Mobilität in einer Lösung abbilden. Die Benefit-Karte kann mit Sachbezügen (50€/Monat und 10.00€/Jahr) beladen werden und Mitarbeitende entscheiden dann selbst, wofür sie das Guthaben einlösen wollen: Für den bewussten Einkauf in der Region, für Sport & Gesundheit (über eine vergünstigte Urban Sports Club Mitgliedschaft) oder für nachhaltige Mobilität deutschlandweit. Die Auswahl kann monatlich gewechselt werden und nicht verbrauchtes Guthaben spart sich an.

Das bedeutet maximale Flexibilität für die Mitarbeiter:innen und gleichzeitig geringer Verwaltungsaufwand, da alles über eine Karte läuft.

Ein wichtiger Vorteil: Mit der Top-Up Funktion in der guud-App können Nutzer:innen selbst Geld zu ihrem Guthaben hinzufügen. So lässt sich zum Beispiel das Deutschlandticket für 58 € ganz einfach mit dem 50 €-Sachbezug bezahlen.