Sachbezüge 2025: So könnt ihr über den steuerfreien Sachbezug Steuern sparen

Mal angenommen, man könnte Mitarbeiter:innen jedes Jahr bis zu 780 Euro zusätzlich und steuerfrei auszahlen. Klingt ziemlich gut, oder? Genau das wird mit Sachbezügen machbar. Arbeitgeber können ihren Mitarbeitenden jeden Monat bis zu 50 Euro ganz ohne Steuerlast zukommen lassen. Zusätzlich können sie bei besonderen Anlässen, wie Geburtstagen oder Firmenjubiläen, noch dreimal im Jahr bis zu 60 Euro steuerfrei als Sachgeschenk gewähren. Ohne diese Optionen müsste man deutlich tiefer in die Tasche greifen, um den gleichen Nettobetrag bereitzustellen.

Und deshalb: Willkommen zu unserem Leitfaden über Sachbezugswerte. Wir zeigen euch, wie man Mitarbeiter:innen zusätzlich belohnen kann, ohne eine höhere Steuerlast zu verursachen. Entdeckt, wie durch Sachbezüge nicht nur die Motivation im Team gesteigert, sondern auch der Alltag der Mitarbeiter:innen nachhaltig verbessert werden kann. Wir bieten einen umfassenden Überblick – von den gesetzlichen Grundlagen bis hin zu praktischen Tipps, um steuerfreie Extras effektiv zu nutzen.

Steuerfreie Sachbezüge:

• Bis zu 50 Euro pro Monat und Mitarbeiter:in sind als Sachbezug steuerfrei möglich.
• Nur Sachleistungen, keine Barauszahlungen oder Überweisungen sind erlaubt.
• Die Leistung muss monatlich und zusätzlich zum Gehalt erfolgen.
• Wird die 50-Euro-Grenze überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig.

Aufmerksamkeiten:

• Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen (z. B. Geburtstag, Hochzeit, Jubiläum) sind bis zu 60 Euro steuerfrei und können gleichzeitig zum Sachbezug herausgegeben werden.
• Diese Zuwendungen gelten nicht als Sachbezug, sondern als steuerfreie Aufmerksamkeit.
• Maximal drei Anlässe pro Jahr sind steuerfrei möglich.
• Der Anlass muss persönlich und individuell sein – keine allgemeinen Feiertage wie Weihnachten oder Ostern.
• Die Aufmerksamkeit darf nicht in bar ausbezahlt werden.

Steuerfreie Sachbezüge, definiert nach § 8 Abs. 1 EStG, sind zusätzliche Leistungen des Arbeitgebers, die nicht in Geld, sondern in Sachform erbracht werden – etwa Gutscheine, Waren oder Dienstleistungen – und die unter bestimmten Bedingungen steuer- und sozialversicherungsfrei sind. Dazu gehören unter anderem Sachbezugskarten, Jobtickets oder Mitgliedschaften im Fitnessstudio, wie zum Beispiel bei Urban Sports Club.

Es gibt einige wichtige Voraussetzungen, um die Vorteile der Steuerfreiheit zu nutzen und gleichzeitig eurem Team etwas Positives zu bieten:

• Zusätzlichkeit: Die Sachbezüge müssen eine Ergänzung zum regulären Gehalt sein. Sie dürfen nicht als Ersatz für bereits vereinbartes Gehalt dienen, sondern müssen eine zusätzliche Leistung darstellen.
• Freibetrag: Es gibt klare Grenzwerte, die einzuhalten sind. Monatlich dürfen Sachbezüge bis zu einem Wert von 50 Euro steuerfrei bleiben. Überschreitet dieser Betrag die Grenze, verliert ihr den steuerfreien Vorteil und der gesamte Betrag wird steuerpflichtig.
• Keine Bargeldauszahlungen: Die Leistungen müssen in Sachwerten erfolgen, eine Barauszahlung ist ausgeschlossen.
• Sonderregelungen für Gutscheine und Sachbezugskarten: Diese dürfen nur zum Kauf von Waren oder Dienstleistungen verwendet werden. Sie müssen den Anforderungen des § 2 Abs. 1 Nummer 10 a) oder b) ZAG (Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz)  entsprechen, um als steuerfreie Sachbezüge zu gelten.
• Zuflussprinzip: Die Gewährung der Sachbezüge muss monatlich erfolgen. Eine jährliche Sammelüberweisung ist nicht möglich.

Diese Kriterien müssen erfüllt sein, um den steuerfreien Sachbezug abgabenfrei nutzen zu können. Die 50 Euro können auf verschiedene Weisen angeboten werden, beispielsweise in Form von direkten Sachleistungen oder durch die Nutzung spezialisierter Sachbezugskarten wie der guudcard.

Der Sachbezug darf den Betrag von 50 Euro nicht überschreiten. Wird die Grenze auch nur um einen Cent überschritten, ist der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig. Maßgeblich ist dabei der Zeitpunkt des Zuflusses an die Mitarbeitenden.
Hinweis: Im Jahr 2022 wurde der Sachbezug von 44 Euro auf 50 Euro angehoben.

Mit einer Sachbezugskarte profitieren beide Seiten – Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:

Vorteile für Arbeitnehmer:innen:

• Steuerliche Ersparnis: Bis zu 50 Euro monatlich als steuerfreier Sachbezug bedeuten ein echtes Plus im Portemonnaie – ohne Abzüge.

• Zusätzlicher Benefit: Die Karte ergänzt das Vergütungspaket sinnvoll und bietet viele Möglichkeiten, sich Sachbezüge –  wie z.B. Einkäufe oder das Deutschlandticket –  vom Arbeitgeber bezahlen zu lassen.

Vorteile für Arbeitgeber:

• Steuerliche Vorteile: Sachbezugsausgaben sind steuerlich absetzbar und senken die Lohnnebenkosten.

• Mitarbeitermotivation: Die Möglichkeit, monatlich bis zu 50 Euro steuerfrei zusätzlich zum Gehalt zu erhalten, steigert die Zufriedenheit und reduziert Fluktuation.

• Attraktivität als Arbeitgeber: Unternehmen mit flexiblen Zusatzleistungen wie Sachbezugskarten wirken moderner und gewinnen leichter Fachkräfte.

Was heißt das konkret?

Wenn ihr euch als Arbeitgeber strikt an die gesetzlichen Vorgaben haltet, könnt ihr im Jahr bis zu 800 Euro sparen – im Vergleich zur klassischen Gehaltserhöhung, die für ein Netto-Plus von 600 Euro insgesamt 1.444 Euro kosten würde.

Diese Beispielrechnung basiert auf einem Durchschnittsprofil:
Eine Person mittleren Alters, wohnhaft in Bayern, mit einem Jahresgehalt von 47.000 Euro, gesetzlich krankenversichert, Steuerklasse I.

Neben den monatlichen Sachbezügen gibt es die Möglichkeit, euren Mitarbeiter:innen bis zu drei Mal im Jahr zu besonderen Anlässen wie Geburtstagen, Hochzeiten oder Firmenjubiläen zusätzlich bis zu 60 Euro steuerfrei zukommen zu lassen. Das erhöht den jährlichen steuerfreien Gesamtbetrag auf bis zu 780 Euro pro Mitarbeiter:in. Eine schöne Geste, die zeigt, dass ihr eure Belegschaft schätzt und zugleich steuerlich abgesetzt werden kann. Wichtig dabei ist, dass diese besonderen Anlässe wirklich einen persönlichen Bezug haben. Allgemeine Feiertage wie Weihnachten oder Ostern erfüllen diese Kriterien nicht und qualifizieren sich daher nicht für diese steuerfreie Zuwendung.

Seit 2022 sind die Vorgaben für den steuerfreien Sachbezug deutlich strikter geworden. Um als steuerfreier Sachbezug innerhalb der gesetzlichen Freigrenzen anerkannt zu werden, müssen die Zuwendungen nun klar definierte Bedingungen erfüllen: Sie müssen ausschließlich für den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen verwendet werden können und den Anforderungen des § 2 Absatz 1 Nummer 10 a) oder b) des ZAG, dem Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz, entsprechen.

Was bedeutet das in der Praxis? Gutscheine oder Sachbezugskarten müssen so gestaltet sein, dass sie:

• ausschließlich in spezifischen Geschäften oder Handelsketten einlösbar sind – zum Beispiel können sie für Einkäufe bei allen Alnatura Märkten in Deutschland verwendet werden.
• auf bestimmte regionale Bereiche begrenzt sind, wie es bei der guudcard der Fall ist, die gemäß den Vorgaben des § 2 Absatz 1 Nr. 10 a ZAG konzipiert ist.

Prepaid-Gutscheinkarten, die eine der oben genannten Einschränkungen erfüllen, bieten eine unkomplizierte und flexible Lösung, um Mitarbeiter:innen steuerfreie Sachbezüge zur Verfügung zu stellen. Diese Karten werden gemäß den neuesten gesetzlichen Vorgaben speziell für ausgewählte Geschäfte oder regionale Bereiche freigeschaltet. Mitarbeiter:innen können die monatlich gutgeschriebenen 50 Euro ansammeln und verwenden, wann immer sie möchten. Jedoch ist es nicht möglich, das Geld abzuheben oder zu überweisen. Für Arbeitgeber ist die Handhabung dieser Karten zudem sehr einfach, da sie regelmäßig per Dauerauftrag aufgeladen werden können – ein geringer Aufwand mit großem Nutzen.

Die guudcard entspricht den Anforderungen regionaler Einschränkungen gemäß § 2 Absatz 1 Nr. 10 a ZAG. Arbeitgeber haben durch sie die Möglichkeit, den nachhaltigen Konsum innerhalb ihres Teams zu fördern. Mit der guudcard können Mitarbeiter:innen ihre Einkäufe bei lokalen, umweltfreundlichen Händlern in ihrer Region tätigen. Als eine MasterCard Prepaid-Karte, bietet die guudcard vielfältige Nutzungsmöglichkeiten – von Bio-Supermärkten bis hin zum Deutschlandticket und nachhaltigen Modegeschäften. Dies eröffnet den Mitarbeiter:innen eine große Bandbreite an nachhaltigen Einkaufs-Optionen. Indem Arbeitgeber die guudcard zur Verfügung stellen, tun sie nicht nur etwas Gutes für ihr Team, sondern fördern auch nachhaltiges Handeln über die Grenzen des Unternehmens hinaus.

Wollt ihr euren Mitarbeiter:innen zu besonderen Anlässen wie Geburtstagen oder Jubiläen eine nachhaltige Freude machen? Dann bietet der guudschein eine umweltfreundliche Lösung, denn er ermöglicht es, nachhaltige Online-Shops zu entdecken und zu erkunden. So sorgt ihr bei jedem Anlass für nachhaltige Freude.

Wenn ihr den guudschein als steuerfreien Sachbezug nutzen möchtet, empfehlen wir euch, Rücksprache mit eurer:m Steuerberater:in zu halten und gegebenenfalls eine Anrufungsauskunft beim zuständigen Finanzamt einzuholen.