Sachbezüge bei Kurzarbeit: Worauf HR & Payroll achten müssen

15.01.2026 von Kristoffer Bieneck

Kurzarbeit ist da, die Stimmung ist angespannt und ihr wollt ein Signal senden: „Wir lassen unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht hängen.“ Viele Unternehmen möchten deshalb Benefits (z. B. Sachbezugskarte, Essenszuschuss, Mobilitätsleistungen) bewusst weiterlaufen lassen.

Die gute Nachricht: Sachbezüge können grundsätzlich auch während Kurzarbeit weiter denkbar sein.
Die wichtige Einschränkung: Nicht die Idee ist das Risiko - sondern die Umsetzung. Arbeitsrechtliche Grundlagen, interne Vorschriften, Gleichbehandlung und vor allem die saubere Abrechnung entscheiden darüber, ob ihr später Diskussionen, Rückfragen oder Korrekturen vermeiden könnt.

Kurzarbeit bedeutet: Die vertraglich geschuldete Arbeitszeit wird vorübergehend reduziert (bis hin zu Null), um Entlassungen zu vermeiden. Das Kurzarbeitergeld (KuG) soll einen Teil des Nettoentgeltausfalls abfedern.

Drei Begriffe, die ihr in Payroll wirklich trennscharf braucht:

• Soll-Entgelt: Das Bruttoarbeitsentgelt, das ohne Arbeitsausfall angefallen wäre.
• Ist-Entgelt: Das Bruttoarbeitsentgelt, das im Monat tatsächlich erzielt wurde.
• Nettoentgeltdifferenz: Die Differenz der (pauschalierten) Nettoentgelte aus Soll und Ist - daraus wird das KuG abgeleitet.

KuG-Sätze: 60 % bzw. 67 % bei Mitarbeitenden mit Kind im Sinne des EStG.

Kurzarbeit Null heißt: Im jeweiligen Zeitraum wird gar nicht gearbeitet (Ist-Entgelt kann dann sehr niedrig bzw. null sein - je nach Konstellation). Welche Benefits in dieser Phase weiter gewährt werden, sollte daher besonders klar geregelt und abrechnungstechnisch geprüft sein.

Progressionsvorbehalt (einfach erklärt): KuG ist steuerfrei, wird aber bei der Berechnung des persönlichen Steuersatzes „mitgedacht“. Das kann dazu führen, dass auf das übrige zu versteuernde Einkommen ein höherer Steuersatz angewendet wird. Die Bundesagentur für Arbeit verweist dazu explizit auf die steuerliche Einordnung und den Progressionsvorbehalt nach § 32b EStG.

In Kurzarbeit entsteht für viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eine spürbare Lücke: Miete, Energie, Mobilität, Kinderbetreuung - laufende Kosten bleiben, obwohl das Einkommen sinkt.
Typisch diskutiert werden in Unternehmen drei Wege, um zu entlasten:

1. Zusätzlicher Verdienst (Nebenjob)
2. Aufstockung durch den Arbeitgeber (Barzuschuss)
3. Sachbezug/Benefits als ergänzende, ggf. steuerlich begünstigte Bausteine 

Wichtig: Es gibt selten die eine „richtige“ Lösung, es kommt immer auf die Situation an.

Ein Nebenjob kann für einzelne Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eine Option sein - aber eben nicht pauschal „immer“. In HR/Payroll solltet ihr dabei v. a. an Prozesse denken: Genehmigungen, arbeitsvertragliche Neben­tätigkeits­klauseln, Arbeitszeitgesetz/Erholung, Interessenkonflikte und die KuG-Logik, also die Berechnungslogik des Kurzarbeitergeldes.

Praxis-Tipp: Kommuniziert klar, wen Mitarbeitende ansprechen sollen (HR? Payroll? Führungskraft?) und welche Infos ihr braucht, damit ihr nicht in eine Endlosschleife kommt.

Viele Teams sagen instinktiv: „Wir stocken einfach auf.“ Das kann sinnvoll sein - ist aber aus Abrechnungs- und Abgabenperspektive eine andere Kategorie als Sachbezug.

• Barzuschuss/KuG-Zuschuss: andere Steuer-/Sozialversicherungs-Logik, oft höherer Abrechnungsaufwand, individuelle Konstellationen.
• Sachbezug/Benefit: kann steuerlich begünstigt sein, setzt aber voraus, dass ihr die Regeln und No-Gos einhaltet.

Hier empfiehlt sich fast immer eine kurze Abstimmung zwischen Payroll und Steuerberatung, bevor eine einheitliche Lösung für alle umgesetzt wird.

Wenn eure Intention lautet: „Gibt es eine steuerfreie Aufstockung in Kurzarbeit?“ - dann ist die ehrliche Antwort: Es kann steuerlich begünstigte Bausteine geben, wenn sie korrekt umgesetzt werden.

Genau deshalb sind Sachbezugskarten, Essenszuschuss oder Mobilitätsleistungen so häufig in der Diskussion - nicht als Trick, sondern als strukturierter Benefit-Baustein mit klarer Umsetzung.

Sachbezug (Sachlohn) ist eine Leistung, die nicht als Geld ausgezahlt wird, sondern als Sach- oder zweckgebundene Leistung. Abzugrenzen sind Geldleistungen/Barzuschüsse, die steuerlich anders behandelt werden.

Typische Sachbezugs-Beispiele im Benefit-Alltag:

• Sachbezugskarte/Gutscheinkarte
• Essenszuschuss/Verpflegung
• Ticket-/Mobilitätsleistungen
• Firmenwagen zur Privatnutzung

Das ist der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse entstehen - verständlich, weil hier HR, Payroll und die KuG-Systematik aufeinandertreffen.

Grundlogik: KuG basiert auf Soll-/Ist-Entgelt und der daraus abgeleiteten Nettoentgeltdifferenz.
Wenn Sachbezüge in eurer Abrechnung eine Rolle spielen, müssen sie in dieser Logik sauber bewertet und eingeordnet werden. Das Briefing bringt es auf den Punkt:

Sachbezüge sind im Soll-Entgelt mit dem Wert nach Sachbezugsverordnung zu berücksichtigen und die Auswirkungen sind fallabhängig, daher unbedingt Payroll/Steuerberatung einbinden.

Wichtig: Das ist genau der Grund, warum pauschale Aussagen wie „Sachbezug wird nie angerechnet“ oder „Sachbezug senkt immer KuG“ in der Praxis nicht hilfreich sind. Entscheidend ist eure konkrete Konstellation und die Abbildung im Abrechnungssystem.

Abschnitt als Entscheidungshilfe: Was ist eher unkompliziert, was braucht Anpassungen und wo sind typische Stolperfallen?

Zwei Dinge sollten in jeder Management-Diskussion sauber getrennt bleiben:

• Barzuschuss/KuG-Zuschuss ist nicht dasselbe wie Sachbezug/Benefit.
• KuG ist steuerfrei, aber der Progressionsvorbehalt kann später wirken.

Wann kann Sachbezug als Alternative/Ergänzung sinnvoll sein?

• Wenn ihr eine standardisierte, nachvollziehbare Lösung braucht (statt individueller Barzuschüsse).
• Wenn ihr Benefits ohnehin als Teil eurer Firmenkultur betrachtet und ihr die Zusätzlichkeit und Abrechnung sauber hinbekommt.
• Wenn ihr die Benefit-Art so wählt, dass sie zur Kurzarbeitsrealität passt (z. B. Essenszuschuss nur für Arbeitstage).

Die korrekte Umsetzung von Sachbezügen in der Kurzarbeit erfordert klare Regelungen, abgestimmte HR- und Payroll-Prozesse sowie eine verlässliche Dokumentation.

1. Rechtsgrundlage/Regelung prüfen
• Arbeitsvertrag, Tarif, Betriebsvereinbarung, Zusatzvereinbarungen
• Ist der Benefit freiwillig? Widerrufsvorbehalt? Bedingungen bei Kurzarbeit?
2. Benefit-Policy für Kurzarbeit festlegen
• Wer bekommt was, ab welchem Kurzarbeitsgrad, ab wann?
• Gleichbehandlung: Kriterien schriftlich, nachvollziehbar.
3. Payroll-Handling klären
• Abbildung Soll-/Ist-Entgelt
• Bewertung (z. B. amtliche Werte bei Verpflegung)
• Dokumentation, Freigabeprozess.
4. Kommunikation an Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen
• Was bleibt, was pausiert, warum?
• Welche Schritte müssen Mitarbeitende ggf. selbst tun (z. B. Ticket umstellen)?
• Erwartungsmanagement: keine „impliziten Versprechen“.
5. Nachweise/Audit-Trail
• Ablage der Policy/Regelung
• Firmenwagen: Nutzungsverbot/Nutzungsverzicht dokumentieren
• Einheitliche Tickets/Belege/Listen für Payroll.

Wichtig vorab: Das sind vereinfachte Illustrationen, keine Beratung. Ziel ist nur, dass ihr ein Gefühl dafür bekommt, wo Payroll hinschauen muss.

Szenario A: 50 % Kurzarbeit

• Ausgangsgehalt (Brutto): 3.000 €
• Arbeitsausfall: 50 %, Ist-Entgelt: 1.500 €
• Nettoentgeltausfall (vereinfacht): 900 €
• Kurzarbeitergeld: 540 € (60 %) / 603 € (67 % mit Kind)
• Sachbezug läuft weiter: Payroll prüft Abbildung in der Soll-/Ist-Entgelt-Logik

Szenario B: Kurzarbeit Null

• Ausgangsgehalt (Brutto): 3.000 €
• Ist-Entgelt: 0 €
• Nettoentgeltausfall (vereinfacht): 2.000 €
• Kurzarbeitergeld: 1.200 € (60 %) / 1.340 € (67 % mit Kind)

Sachbezug läuft weiter: klare Grundlage, saubere Abrechnung und Dokumentation erforderlich.