Steuerfreie Gutscheine für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen 2025

In Zeiten, in denen Unternehmen Mittel finden müssen, um ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen langfristig an das Unternehmen zu binden, spielen Wertschätzung und Anerkennung eine entscheidende Rolle. Eine bewährte Lösung, um die Motivation und Zufriedenheit der Angestellten zu fördern, sind Geschenke in Form von steuerfreien Gutscheinen, da Unternehmen dabei gleichzeitig Steuervorteile nutzen können. In diesem Artikel erfahrt ihr, wieso steuerfreie Gutscheine für Mitarbeiter so attraktiv sind, was Arbeitgeber dabei beachten müssen und warum nachhaltige Geschenke eine besonders gute Wahl sind.

Geschenke für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen werden gerne als Zeichen der Wertschätzung zu vielen Anlässen verschenkt. Diese kleinen Aufmerksamkeiten zahlen stark auf Mitarbeiterbindung und -motivation ein und fördern Teamgeist und Loyalität im Unternehmen.

Vor allem Geschenkgutscheine sind attraktiv, da sich Mitarbeiter:innen dabei ihr Geschenk selbst aussuchen können. Anstelle unpersönlicher Geschenke wie einer Schachtel Pralinen oder einem Blumenstrauß erhalten sie etwas, das sie wirklich schätzen und verwenden können. Ein weiterer Pluspunkt: durch steuerfreie Gutscheine für Mitarbeiter können Unternehmen steuerlich begünstigte Freigrenzen sinnvoll nutzen und zusätzliche Steuerbelastungen auf das Gehalt vermeiden. Die Vorteile steuerfreier Gutscheine sind vielzählig – hier ein paar auf einen Blick:

Bei der Ausgabe von Gutscheinen gibt es einige rechtliche Regelungen zu beachten, um die Steuerfreiheit zu garantieren. Es gibt drei Möglichkeiten, steuerfreie Gutscheine für Mitarbeiter auszugeben, die wir euch im Folgenden vorstellen.

1. Steuerfreie Gutscheine für Mitarbeiter zu persönlichen Anlässen

Zu persönlichen Anlässen bleiben Geschenke an Mitarbeiter bis zu einem Wert von 60 Euro pro Anlass steuerfrei, aus steuerlicher Sicht handelt es sich dabei um Aufmerksamkeiten. Bis zu drei Anlässe pro Jahr sind zulässig, darunter fallen z.B. Geburtstage, Hochzeiten oder eine Begrüßung nach einer längeren Auszeit. Ostern oder Weihnachten zählen nicht als persönlicher Anlass.

Diese Freigrenze gilt nur für Sachgeschenke. Hierzu können auch Gutscheine zählen, sofern sie ausschließlich zum Erwerb von Waren oder Dienstleistungen verwendet werden können. Wird der Wert von 60 Euro im Monat überschritten, muss der gesamte Betrag versteuert werden, wobei der Arbeitgeber die Steuer pauschal mit 30% übernehmen kann.

2. Ausgabe von Gutscheinen über den 50 Euro Sachbezug

Eine weitere Möglichkeit ist die Ausgabe von Gutscheinen im Rahmen des Sachbezugs von bis zu 50 Euro pro Monat. Das ist mit die einfachste Variante, steuerfreie Gutscheine für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen abgabenfrei herauszugeben. Hierbei muss auch kein besonderer Anlass gegeben sein.

Rechtliche Grundlage: Laut Einkommensteuergesetz (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) sind Sachzuwendungen an Arbeitnehmer:innen bis zu 50 Euro pro Monat steuerfrei. Diese Steuerfreiheit gilt gemäß Sozialversicherungsentgeltverordnung auch für die Sozialversicherung (§ 3 Abs. 1 Satz 3 SvEV).

Wichtig: Diese Sachbezüge müssen seit 2020 zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden und darf sich nicht um eine reine Geldleistung handeln. Der Sachbezug muss laut § 2 Abs. 1 Nr. 10 des ZAG auf spezifische Waren oder Dienstleistungen beschränkt sein. Als Sachbezug gelten also nur zweckgebundene Gutscheine und Geldkarten, d.h. sie können entweder nur bei einem bestimmten Anbieter (Closed-Loop) oder bei einem begrenzten Kreis ausgewählter Akzeptanzstellen (Controlled-Loop) eingelöst werden. Die Gesamtheit der monatlich gewährten Sachzuwendungen darf die 50 Euro Grenze nicht überschreiten, andernfalls wird der gesamte Betrag steuer- und sozialabgabenpflichtig. (Lexware)

3. Geschenke im Rahmen einer Betriebsveranstaltung

Bei Betriebsveranstaltungen kann der Arbeitgeber zweimal im Jahr bis zu 110 Euro steuerfrei zuwenden, also zum Beispiel für ein Sommerfest und eine Weihnachtsfeier. Steuerfreie Gutscheine für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bis zu einem Wert von 60 Euro, die im Rahmen dieser Feiern überreicht werden, fließen in die Berechnung der 110-Euro-Grenze mit ein. In diesem Zusammenhang gelten diese Gutscheine als steuerfrei, solange ihr Wert 60 Euro nicht überschreitet. Sollten diese Beträge oder die Anzahl der Veranstaltungen überschritten werden, ist eine pauschale Versteuerung von 25 % erforderlich.

Damit steuerfreie Gutscheine für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht zur Steuerfalle werden, sollten Arbeitgeber die gesetzlichen Vorgaben genau kennen und korrekt umsetzen. Diese Punkte gilt es insbesondere zu beachten:

Besonders wichtig ist die Einhaltung der Freigrenzen.

Sowohl die 50-Euro-Grenze für Sachzuwendungen als auch die 60-Euro-Grenze für Aufmerksamkeiten bei persönlichen Anlässen gelten als Freigrenzen – nicht als Freibeträge. Das bedeutet: Wird auch nur ein Cent zu viel gewährt, entfällt die komplette Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit, und es drohen Nachzahlungen sowie Haftungsforderungen.

Ein weiteres Risiko besteht in den Aufzeichnungs- und Überwachungspflichten.

Arbeitgeber müssen genau dokumentieren, welche Sachzuwendungen in welchem Monat gewährt wurden. Besonders bei der 50-Euro-Sachbezug Freigrenze ist sicherzustellen, dass sämtliche Zuwendungen eines Monats zusammengerechnet unter dieser Freigrenze bleiben – inklusive vermeintlich kleiner Zusatzleistungen wie etwa Einladungen zu Veranstaltungen.

Nur Sachzuwendungen sind begünstigt, Geldbeträge sind nicht erlaubt.

Damit Gutscheine für Mitarbeiter steuerfrei bleiben, müssen sie klar als Sachzuwendung gelten. Zwar akzeptiert der Bundesfinanzhof auch Wertgutscheine mit Eurobeträgen, doch nur, wenn eine Auszahlung von Bargeld – auch von Restbeträgen – ausgeschlossen ist. Bei Papiergutscheinen muss dies explizit vermerkt sein. Sicherer sind elektronische Gutscheine, bei denen verbleibendes Guthaben gespeichert statt ausgezahlt wird. Zudem lässt sich bei elektronischen Varianten der Zeitpunkt des „Lohnzuflusses“ exakt dokumentieren – ein weiterer Vorteil gegenüber Papiergutscheinen.

Geldgeschenke sind nicht steuerfrei.

Bar- oder Geldleistungen – auch wenn sie zweckgebunden sind – werden immer wie der reguläre Arbeitslohn behandelt und müssen versteuert werden. Dies ist in § 8 Abs. 1 Satz 2 EStG seit 2020 nochmals klargestellt. Als monetäre Einnahmen, die nicht steuerfrei sind, zählen unter anderem zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Erstattungen oder Gutscheinkarten mit Bargeldfunktion.

In einer Zeit, in der ökologische und soziale Verantwortung immer stärker in den Fokus rückt, spielt Nachhaltigkeit auch im Arbeitsumfeld eine zunehmend wichtige Rolle. Dies betrifft nicht nur die Geschäftspraktiken oder Produktionsprozesse, sondern auch die Art und Weise, wie Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ausgedrückt wird.

Nachhaltige Geschenke sind eine wirkungsvolle Möglichkeit für Unternehmen, ein Zeichen für umweltbewusstes und sozial verantwortlichen Handeln zu setzen. Sie signalisieren nicht nur Wertschätzung gegenüber der Belegschaft, sondern zeigen auch, dass das Unternehmen bewusst Entscheidungen trifft, die sowohl den Mitarbeitern als auch der Umwelt zugutekommen.

Dies kann das Unternehmensimage positiv beeinflussen, indem es die Werte des Unternehmens authentisch vermittelt. Außerdem können solche nachhaltige Geschenke ein Bewusstsein für nachhaltiges Handeln innerhalb des Unternehmens fördern. Somit wird nicht nur das  Betriebsklima gestärkt, sondern auch langfristig eine nachhaltigere Unternehmenskultur etabliert.

Ein super Beispiel, Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen Benefits zukommen zu lassen und diese mit Nachhaltigkeit zu verbinden, sind die Benefits von guud.

Mit der guudcard können Unternehmen ihren Mitarbeitenden bis zu 50 Euro pro Monat über den steuerfreien Sachbezug zukommen lassen. Dabei können die Mitarbeitenden selbst wählen, wie sie ihr Guthaben nutzen möchten: Ob für den Einkauf in der Region, nachhaltige Mobilität deutschlandweit oder Sport & Wellbeing – hier ist für alle etwas dabei! So engagiert ihr euch über den Arbeitsplatz hinaus für eure Mitarbeiter:innen und unseren Planeten.

Steuerfreie Gutscheine für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind eine hervorragende Möglichkeit, die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern, ohne zusätzliche Steuerlasten zu verursachen. Indem ihr euch für nachhaltige Optionen entscheidet, zeigt ihr zudem, dass euer Unternehmen sich der ökologischen und sozialen Verantwortung bewusst ist. So punktet ihr doppelt: bei euren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen und bei der Umwelt. Überlegt also bei der nächsten Gelegenheit, wie ihr steuerfreie Gutscheine für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sinnvoll und nachhaltig einsetzen könnt. Es wird sich lohnen – für euer Team und unseren Planeten.