Steuerfreier Essenszuschuss: Alles, was Unternehmen 2025 wissen müssen

Ein steuerfreier Essenszuschuss ist eine attraktive Möglichkeit, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu unterstützen und gleichzeitig steuerliche Vorteile für das Unternehmen zu nutzen. Doch welche Regelungen gelten 2025? Welche Grenzen müssen beachtet werden, und welche Optionen gibt es? In diesem Artikel erfahrt ihr alles Wichtige rund um den steuerfreien Essenszuschuss – von aktuellen Gesetzesänderungen über praktische Umsetzungsbeispiele bis hin zu Tipps für eine einfache Integration in euer Benefit-System.

• Arbeitgeber können ihren Mitarbeitenden mit einem steuerfreien Essenszuschuss einen finanziellen Vorteil bieten und gleichzeitig die Attraktivität des Unternehmens steigern.
• Der maximale steuerfreie Essenszuschuss beträgt 2025 pro Arbeitstag 7,23 Euro, vorausgesetzt, die Mitarbeitenden tragen mindestens 3,10 Euro selbst.
• Unternehmen können den Zuschuss flexibel gestalten – von Essensmarken über Kantinenzuschüsse bis hin zu digitalen Lösungen wie Karten oder Apps.
• Eine ordnungsgemäße Dokumentation ist unerlässlich, um steuerliche Vorteile zu sichern und Prüfungen durch das Finanzamt problemlos zu bestehen.
• Eine klare und transparente Kommunikation mit den Mitarbeitenden stellt sicher, dass der Zuschuss effektiv genutzt und als wertvoller Benefit wahrgenommen wird.

Steigende Lebenshaltungskosten, der Kampf um Fachkräfte und die zunehmende Bedeutung von Corporate Benefits – Unternehmen suchen händeringend nach Wegen, um Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht nur fair zu entlohnen, sondern auch langfristig an sich zu binden. Ein steuerfreier Essenszuschuss kann genau hier ansetzen. Er entlastet das Budget der Mitarbeitenden und schafft gleichzeitig einen Anreiz, gesund und ausgewogen zu essen. Doch was bedeutet steuerfrei in diesem Zusammenhang? Welche Modelle gibt es, und wie können Unternehmen den Essenszuschuss effizient umsetzen?

Ein steuerfreier Essenszuschuss ermöglicht es Unternehmen, ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Mahlzeiten zu vergünstigen, ohne dass auf den Zuschuss Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Dabei gibt es unterschiedliche Modelle, die sich je nach Unternehmensgröße und Bedürfnissen flexibel gestalten lassen. Die gängigsten Formen sind:

• Essensmarken und -gutscheine: Unternehmen geben ihren Mitarbeitenden Essensgutscheine oder -marken aus, die in Restaurants oder Supermärkten eingelöst werden können.
  
  
• Digitale Essenszuschüsse: Über Karten oder Apps können Mitarbeitende ihre Essenszuschüsse flexibel nutzen.
  
  
• Kantinenzuschüsse: Falls eine Kantine vorhanden ist, kann das Unternehmen die Mahlzeiten subventionieren.
  

2025 gelten weiterhin die vom Bundesfinanzministerium festgelegten Grenzen für den steuerfreien Essenszuschuss. Dabei dürfen Unternehmen pro Arbeitstag einen Zuschuss von maximal 7,23 Euro gewähren, wenn die Mitarbeitenden mindestens 3,10 Euro selbst tragen. Diese Werte werden regelmäßig angepasst und sollten stets geprüft werden.

Ein wichtiges Update für 2025 ist die Stärkung digitaler Essenszuschüsse. Digitale Lösungen werden steuerlich den klassischen Papiergutscheinen gleichgestellt, wodurch Unternehmen mehr Flexibilität bei der Umsetzung erhalten.

Im Jahr 2025 gelten folgende Sachbezugswerte für Verpflegung:

• Mittag- oder Abendessen: 4,40 Euro pro Arbeitstag (2024: 4,13 Euro; 2023: 3,80 Euro)
• Frühstück: 2,30 Euro pro Arbeitstag (2024: 2,17 Euro; 2023: 2,00 Euro)
• Komplette Verpflegung (Frühstück, Mittag- und Abendessen): 11,10 Euro pro Tag (2024: 10,43 Euro; 2023: 9,60 Euro)

Diese Werte gelten für Mahlzeiten mit einem Preis unter 60 Euro gemäß dem BMF-Schreiben vom 07.12.2023.

Arbeitgeber können den Sachbezugswert um einen steuerfreien Zuschuss ergänzen. Im Jahr 2025 ergibt sich daraus:

• Sachbezugswert pro Mahlzeit: 4,40 Euro (ggf. pauschal zu versteuern)
• Maximale steuerfreie Aufstockung: 3,10 Euro

Das bedeutet, dass Unternehmen ihren Mitarbeitenden täglich bis zu 7,50 Euro pro Mahlzeit steuerfrei erstatten können.

Unternehmen haben verschiedene Optionen, steuerfreie Essenszuschüsse anzubieten:

• Papiergutscheine – die klassische, aber oft unpraktische Variante.
• Digitale Essenszuschüsse – moderne Karten- oder App-Lösungen (wie z.B. Lunchit von Spendit oder der Essenszuschuss von Probonio)
• Kantinenzuschüsse – gut für Unternehmen mit eigener Kantine.
• Direkte Erstattung – Mitarbeitende reichen ihre Belege ein und erhalten eine Erstattung.

Beispiel 1: Startup mit digitaler App-Lösung

Ein junges Tech-Startup aus Leipzig mit einem dynamischen Team setzt auf eine digitale Essenszuschuss-Lösung, um seinen Mitarbeitenden ein unkompliziertes und flexibles Mittagessen zu ermöglichen. Da viele Beschäftigte remote oder in Co-Working-Spaces arbeiten, ist eine klassische Kantinenlösung nicht praktikabel. Stattdessen nutzt das Unternehmen eine App-basierte Lösung, mit der die Mitarbeitenden täglich einen steuerfreien Essenszuschuss erhalten. Dieser kann in einer Vielzahl von Restaurants, Cafés und Supermärkten eingelöst werden. Die digitale Verwaltung spart Zeit und reduziert administrativen Aufwand, während das Team von maximaler Flexibilität profitiert.

Beispiel 2: Mittelständisches IT-Unternehmen

Ein mittelständisches IT-Unternehmen nutzt digitale Essenszuschüsse, um seinen Mitarbeitenden die Flexibilität zu geben, wo und wann sie essen möchten. Viele Beschäftigte arbeiten hybrid und sind nicht täglich im Büro. Durch die digitale Essenszuschuss-Lösung können sie selbst entscheiden, ob sie ihr Mittagessen in einem nahegelegenen Restaurant einnehmen oder sich im Homeoffice ein gesundes Essen zubereiten und sich die Kosten erstatten lassen. Die digitale Abwicklung sorgt für eine einfache Handhabung und eine hohe Akzeptanz im Team.

Beispiel 3: Produktionsbetrieb mit eigener Kantine

Ein Fertigungsbetrieb mit mehreren hundert Mitarbeitenden hat eine firmeneigene Kantine, die bereits subventionierte Mahlzeiten anbietet. Um den Essenszuschuss noch attraktiver zu gestalten, kombiniert das Unternehmen die Kantinenlösung mit einem digitalen Zuschuss. An Tagen, an denen die Mitarbeitenden nicht in der Kantine essen, können sie eine digitale Essenszuschuss-Karte nutzen, um sich eine Mahlzeit außerhalb des Betriebs zu finanzieren. Diese Hybridlösung bietet maximale Flexibilität und stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden gleichermaßen vom Benefit profitieren – unabhängig davon, ob sie in der Kantine essen oder auswärts eine Mahlzeit kaufen.

Regelungen einhalten

Damit der Essenszuschuss steuerfrei bleibt, müssen Unternehmen die gesetzlich festgelegten täglichen und monatlichen Grenzen genau beachten. Aktuell liegt der maximale steuerfreie Zuschuss pro Arbeitstag bei 7,23 Euro, wobei die Mitarbeitenden mindestens 3,10 Euro selbst tragen müssen. Überschreitungen dieser Beträge können dazu führen, dass der Zuschuss als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt wird. Es ist daher ratsam, die Höhe des gewährten Zuschusses regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls an geänderte Vorgaben anzupassen.

Dokumentation sicherstellen

Eine sorgfältige Dokumentation ist entscheidend, um steuerliche Vorteile zu erhalten und rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Unternehmen sollten alle relevanten Belege und Nachweise ordnungsgemäß archivieren, insbesondere Abrechnungen, Zahlungsnachweise und Bestätigungen der Mitarbeitenden über die Nutzung des Zuschusses. Digitale Lösungen bieten hier den Vorteil, dass alle Transaktionen automatisch erfasst werden und eine revisionssichere Dokumentation gewährleistet ist. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich und erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Finanzamt.

Mitarbeitende informieren

Damit der Essenszuschuss optimal genutzt wird, ist eine transparente Kommunikation essenziell. Unternehmen sollten ihre Mitarbeitenden klar über die Bedingungen, Nutzungsmöglichkeiten und steuerlichen Vorteile informieren. Dies kann durch regelmäßige interne Newsletter, Schulungen oder eine FAQ-Sektion im Intranet erfolgen. Besonders bei digitalen Essenszuschüssen ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden genau wissen, wie sie die angebotenen Lösungen nutzen können, welche Restaurants oder Supermärkte angeschlossen sind und wie die Abrechnung funktioniert. Eine gute Kommunikation trägt dazu bei, dass der Essenszuschuss als attraktiver Benefit wahrgenommen und vollständig ausgeschöpft wird.

Der steuerfreie Essenszuschuss ist ein wertvoller Benefit, doch Unternehmen können ihren Mitarbeitenden noch mehr Flexibilität bieten – beispielsweise durch den 50-Euro-Sachbezug. Dieser ist eine besonders einfache Möglichkeit, steuerfreie Zuwendungen zu gewähren.

Eine praktische Lösung hierfür ist die guudcard. Mit ihr erhalten Mitarbeitende monatlich bis zu 50 Euro steuerfrei und können selbst entscheiden, wofür sie das Geld einsetzen – sei es für regionale Einkäufe, nachhaltige Mobilität oder Sportangebote.

Vorteile der guudcard für Unternehmen und Mitarbeitende:

• Einfache Verwaltung: Kein hoher administrativer Aufwand, sondern eine unkomplizierte Umsetzung.
• Flexibilität: Die Mitarbeitenden wählen selbst, wie sie das Guthaben nutzen.
• Vielfältige Einsatzmöglichkeiten: Einkauf im lokalen Handel, Fahrrad- oder ÖPNV-Nutzung und Fitnessangebote.
• Steuerliche Vorteile: Bis zu 50 Euro pro Monat steuerfrei gewähren, ohne zusätzliche Abgaben.
• Mitarbeitermotivation und -bindung: Ein wertschätzender Benefit, der individuell genutzt werden kann.

Mit der guudcard erhalten Unternehmen eine moderne und flexible Lösung, um ihre Mitarbeitenden unkompliziert und steuerfrei zu unterstützen.

Ein steuerfreier Essenszuschuss bietet Unternehmen eine attraktive Möglichkeit, ihre Mitarbeitenden finanziell zu entlasten und gleichzeitig das Employer Branding zu stärken. Gerade in Zeiten steigender Lebenshaltungskosten kann ein solcher Benefit ein entscheidender Faktor für die Mitarbeiterbindung sein. Doch um wirklich einen nachhaltigen Mehrwert zu schaffen, sollten Unternehmen nicht nur den Essenszuschuss isoliert betrachten, sondern sich fragen: Was ist der größte Bedarf unserer Mitarbeitenden?

Während für manche Teams der Essenszuschuss eine willkommene Unterstützung ist, benötigen andere vielleicht mehr Flexibilität bei der Mobilität oder Zugang zu Gesundheitsangeboten. Ein ganzheitliches Benefit-System kombiniert verschiedene Maßnahmen – von der Bezuschussung von Mahlzeiten über Mobilitätsbudgets bis hin zu Sport- und Freizeitangeboten.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, zu prüfen, welche Benefits für euer Unternehmen und eure Mitarbeitenden am sinnvollsten sind. Setzt auf eine maßgeschneiderte Lösung, die wirklich zu den Bedürfnissen eurer Belegschaft passt, und macht den Essenszuschuss zu einem Baustein einer umfassenden und attraktiven Unternehmenskultur!