Verpflegung für Mitarbeiter

Was bedeutet Verpflegung für Mitarbeiter?

Verpflegung für Mitarbeiter umfasst alle Maßnahmen, mit denen Unternehmen ihren Mitarbeitenden Essen und Getränke zur Verfügung stellen oder bezuschussen – sei es in der Kantine, über Essenszuschüsse oder externe Angebote. Ziel ist es, Wohlbefinden, Leistungsfähigkeit und Wertschätzung im Alltag zu fördern.

Verpflegung kann als Sachleistung, Zuschuss oder Geldersatz gewährt werden – je nach Modell und steuerlicher Gestaltung.

Welche Möglichkeiten der Mitarbeiterverpflegung gibt es?

Unternehmen können Verpflegung auf verschiedene Arten umsetzen – je nach Größe, Standort und Struktur:

• Betriebskantine mit subventionierten Mahlzeiten
• Essenszuschüsse für externe Anbieter (z. B. Restaurants, Supermärkte, Lieferdienste)
• Digitale Essensgutscheine oder Sachbezugskarten
• Snacks, Obst oder Getränke im Büro
• Verpflegungspauschale bei Dienstreisen oder im Außendienst

Tipp: Auch Remote-Mitarbeitende können per digitalem Zuschuss fair eingebunden werden.

Welche steuerlichen Regelungen gelten?

Die Verpflegung von Mitarbeitenden kann steuerlich begünstigt werden – insbesondere durch die Anwendung des amtlichen Sachbezugswerts, der jährlich angepasst wird. Ab dem 1. Januar 2025 steigt dieser Wert auf 333 Euro pro Monat (zuvor 313 Euro). Das entspricht einem kalendertäglichen Wert von 11,10 Euro, aufgeteilt in:

• 2,30 € für Frühstück
• 4,40 € für Mittagessen
• 4,40 € für Abendessen

Diese Werte gelten für verbilligte oder unentgeltliche Mahlzeiten, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden gewährt, und bilden die Grundlage für die steuerliche Bewertung solcher Leistungen. Die Anpassung erfolgt jährlich durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales auf Basis der Preisentwicklung.

Sonderfall - Dienstreisen (Auswärtstätigkeit):
Erhalten Mitarbeitende während einer Dienstreise eine Mahlzeit im Wert von bis zu 60 €, bleibt diese steuerfrei, sofern sie Anspruch auf eine Verpflegungspauschale haben – allerdings wird diese dann entsprechend gekürzt.
Besteht kein Anspruch auf Pauschale, kann der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil pauschal mit 25 % versteuern.

Warum lohnt sich Mitarbeiterverpflegung?

Verpflegung ist mehr als ein Benefit – sie hat spürbare Auswirkungen auf Gesundheit, Zufriedenheit und Produktivität.

Vorteile für Mitarbeitende:

• Tägliche Ersparnis bei Mahlzeiten
• Zeitersparnis durch unkomplizierte Versorgung
• Stärkung von Teamgefühl und Wertschätzung

Vorteile für Unternehmen:

• Steuerlich geförderte Zusatzleistung
• Positiver Einfluss auf Employer Branding
• Weniger Ausfallzeiten durch bessere Ernährung

Was ist bei der Umsetzung zu beachten?

Für eine rechtssichere und faire Umsetzung braucht es klare Regeln und Prozesse:

• Dokumentation der Essenszuschüsse (z. B. durch digitale Tools)
• Einheitliche Richtlinien für Präsenz- und Remote-Teams
• Einhaltung der steuerlichen Höchstgrenzen
• Kommunikation im Team, wie die Leistung genutzt werden kann

Tipp: Eine Kombination aus Essenszuschuss + gesunden Snacks + digitalem Zugang sorgt für maximale Wirkung bei minimalem Aufwand.