Alles Wichtige für den Start & die Administration der guudcard!
Alles was ihr wissen müsst zu Kartenbestellung, Kartenbeladung und Onboarding für euer Team.
Regulatorisches Onboarding
Um die guudcard als Mastercard Debitkarte herausgeben zu können, müsst ihr als Unternehmen ein regulatorisches Onboarding durchlaufen. Dafür benötigen wir, bzw. unser Banking Partner Dock Financial, einige Informationen von euch.
Ein paar Hinweise dazu:
- Angabe der relevanten Personen: Neben der Rolle der Geschäftsführer:in, muss auch immer die Rolle der wirtschaftlichen Eigentümer:in angegeben werden. Wirtschaftliche Eigentümer:innen sind alle Personen, die mehr als 25% an der Firma halten. Falls Geschäftsführer:in und wirtschaftlichen Eigentümer:in dieselbe Person/en sind, bitte bei "relevante Personen" im Feld "Rolle" beide Rollen auswählen und die Kapitalverteilung eintragen.
- Legitimierung nach Durchlaufen des regulatorischen Onboardings: Eine vertretungsberechtigte Person (i.d.R. Geschäftsführer:in) und die Kontobetreiber:innen (Person/en, die die guudcards bestellen und verwalten dürfen) müssen sich nach Durchlaufen der Strecke via AutoIdent legitimieren (das geht ganz fix über eine App).
guud Tipp: Stellt sicher, dass keine Angaben beim Ausfüllen des regulatorischen Onboarding fehlen. So können wir ein schnelles Onboarding und wenig Rückfragen gewährleisten und ihr könnt schnell zur Kartenbestellung übergehen.
Kartenbestellung
Nach dem regulatorischen Onboarding erhalten die Kontobetreiber:innen eine Email mit dem Login zum guudcard Portal für die Kartenbestellung und -verwaltung.
Das Portal hat folgende Funktionen:
- Bestellung neuer virtueller und physischer Karten durch die manuelle Eingabe im Portal oder (bei mehreren Karten) via CSV-Upload (Upload aktuell noch via FTAPI Datenraum, bitte mit Emma v. Sanden abstimmen)
- Kartenversand an die Firmen- oder Privatadresse der Nutzer:innen
- Einsicht der IBANs der Konten hinter den Karten für die Beladung der guudcards
- Übersicht und CSV-Export der Beladungen
Diese Funktionen kommen in den nächsten Wochen:
- Export der Verrechnungskonten (PDF oder CSV) für die Lohnbuchhaltung für die Beladung der Karten
- Einsicht und Änderung der guudcard Regionen von Nutzer:innen (Änderung nur möglich, wenn das Guthaben der guudcard unter 1 € liegt); aktuell sind Änderungen via Email möglich
- Deaktivierung von Karten (6 Monate nach Ausscheiden von Nutzer:innen aus dem Unternehmen; aktuell noch via Info per Email)
Kartenbeladung
Ihr entscheidet selbst, wann und wie viel Geld ihr auf die guudcard ladet. Wenn ihr den steuerfreien Sachbezug nutzt, können die Karten mit monatlich bis zu 50 € steuer- und abgabenfrei beladen werden.
Hinter jeder Karte liegt ein Verrechnungskonto mit einer IBAN. Auf diese IBAN könnt ihr das Guthaben via Einzel- oder Sammelüberweisung oder via Dauerauftrag beladen.
Der Sachbezug muss auch in der Lohnabrechnung der Mitarbeiter:innen auftauchen. Neben der Lohnart Gehalt muss dort eine weitere Lohnart "Sachbezug" angelegt werden. Solltet ihr DATEV nutzen, findet ihr unter diesem Link eine kleine Hilfestellung.
guud Tipp: Gebt die Liste mit den Mitarbeitenden und den IBANs sowie die Information zum Zeitpunkt und zur Höhe der Beladung an eure Lohnbuchhaltung weiter. Sollte diese Fragen, kann sie sich jederzeit bei uns melden. Zusätzlich könnt ihr ein Handout mitgeben.
Interne Kommunikation an das Team
Ihr möchtet eurem Team ankündigen, dass ihr die guudcard einführt und sie darauf vorbereiten, dass sie bald Post bekommen? Dann findet ihr hier Textbausteine für die interne Kommunikation, die ihr natürlich nach Belieben verändern und ergänzen dürft.
Onboarding des Teams
Gerne veranstalten wir ein persönliches Onboarding mit eurem Team oder - sollte dies via Videotermin schwierig sein - stellen alle relevanten Informationen zur Verfügung.
Inhalte des Team Onboardings (Dauer ca. 15-30 Min):
- Vorstellung Idee & Vision sowie der Nachhaltigkeitskriterien
- Benutzung & Verwaltung: Einlösestellen, Verwaltung via Desktop oder mobiler Anwendung, Orte vorschlagen
- Vorstellung des Newsletters "guud news" für regelmäßige Informationen
- Beantwortung von Fragen
Externe Kommunikation
Ihr möchtet in Stellenanzeigen, auf LinkedIn oder in einem Blog Artikel darüber berichten, dass ihr die guudcard eingeführt habt? Dann findet ihr hier Vorlagen für die externe Kommunikation, die ihr natürlich nach Belieben verändern und ergänzen dürft.
FAQ & Support
Um die guudcard als Mastercard Debitkarte herausgeben zu können, brauchen wir einen Banking Partner im Hintergrund. Das ist bei uns das Münchner Unternehmen Dock Financial. Bei Fragen dazu kommt gerne auf uns zu!
- Ihr legt die neue Person im Portal an und löst den Kartenversand aus
- Mit dem Verrechnungskonto, das im Portal angezeigt wird, legt ihr die Person in der Lohnbuchhaltung mit der Kostenart „Sachbezug“ an
- Ihr könnt die Karte wie alle anderen Karten beladen
- Ihr stoppt die Überweisung des Sachbezugs auf die guudcard
- Ihr gebt Emma von Sanden via Email eine formlose Information über den Austritt (bitte Name und Datum des Austritts angeben)
In der Regel bleibt die Karte bei dem:der Mitarbeiter:in, der:die das Unternehmen verlässt, und das Geld kann noch 6 Monate nach Austritt ausgegeben werden. Das Guthaben, das danach noch auf der Karte ist, wird an euch als Arbeitgeberin zurücküberwiesen. Guthabenbeträge auf der Karte unter 5 Euro verfallen.
Adressen können im Admin-Portal geändert werden.
Die Änderung der Adresse einer im Handelsregister eingetragenen Gesellschaft ist erst dann möglich, wenn diese Adresse auch im Handelsregister ersichtlich ist. Sende eure neue Adresse an emmavsanden@guudcard.com.
Wenn sich euer Firmenkonto ändert, benötigen wir ein neu ausgefülltes Lastschrift Mandat. Sende eine Email an emmavsanden@guudcard.com und wir senden euch das neue Mandat zu.
Kein Problem, wir können euch das Geld zurück buchen. Sende eine Email mit folgenden Informationen an emmavsanden@guudcard.com:
- Namen der/s Mitarbeiter:in an die fälschlicherweise Geld überwiesen wurde
- Betrag, der zurückgebucht werden soll
- Kontoverbindung auf die das Geld zurückgebucht werden soll
